Статьи
Полезные статьи для организаторов и event-агентств: как составить бриф на персонал, рассчитать команду, работать с подрядчиком и оформить документы.
Работа с подрядчиком
Аккредитация и пропуска персонала на площадку
На выставочный центр, бизнес-центр, стадион или закрытую площадку команду не пустят без пропуска. Списки персонала нужно подать заранее, в нужном формате и с теми данными, которые требует площадка. Если что-то пойдёт не так, хостес и грузчики будут стоять у турникета вместо работы. Разбираем, как организовать аккредитацию персонала вместе с подрядчиком.
Аутсорсинг персонала для мероприятий: как устроены договор и документы
Работа с подрядчиком по персоналу строится на договоре и понятном пакете закрывающих документов. Разбираем, как это выглядит на практике и что важно проверить вам как заказчику.
Как провести брифинг персонала перед мероприятием: чек-лист для заказчика
Бриф объясняет подрядчику, кто вам нужен. Брифинг объясняет команде, что делать на месте. Рассказываем, как подготовить и провести его так, чтобы персонал вышел на посты уверенно.
Чек-лист заказчика в день мероприятия: как проверить работу персонала
Бриф отправлен, команда подобрана, наступил день события. Этот чек-лист поможет вам по шагам проверить, что персонал на месте, понимает задачи и работает так, как вы договорились, и при этом не контролировать каждого исполнителя лично.
Дресс-код и форма персонала на мероприятии: как согласовать с подрядчиком
Гости оценивают персонал за секунды, и первое, что они видят, это внешний вид. Разбираем, как описать дресс-код и форму в брифе, чтобы команда выглядела единой и соответствовала бренду и формату события.
Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки
Когда вы заказываете персонал на мероприятие, в переписке с подрядчиком появляются слова, которые не всегда понятны с первого раза. Мы собрали короткие определения, чтобы вам было проще составить бриф и говорить с командой на одном языке.
Из чего складывается стоимость персонала на мероприятие
Первый вопрос, который задаёт почти любой заказчик, — сколько будет стоить команда. Ответ всегда зависит от проекта: две конференции с одинаковым числом гостей могут требовать совсем разного состава. Поэтому вместо одной усреднённой суммы полезнее понимать, какие факторы формируют смету и как их можно учесть ещё на этапе брифа. Разбираем их по порядку.
Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу
Для агентства персонал на площадке становится частью сервиса перед клиентом. Разбираем, как выстроить работу с подрядчиком, чтобы команда выглядела и работала как ваша.
Как подготовить площадку к приезду персонала
Команда приезжает на площадку за некоторое время до старта, и первые минуты определяют, как пройдёт весь день. Если людям негде переодеться, неясно, куда идти и к кому обращаться, время уходит на поиски, а брифинг сдвигается. Разбираем, что заказчику стоит продумать заранее, чтобы персонал вышел на позиции вовремя и спокойно.
Как проходит заказ персонала на мероприятие: этапы работы
Если вы впервые заказываете персонал у агентства, полезно заранее понимать, что произойдёт после заявки. Описываем весь путь по шагам: от первого обращения до закрывающих документов, с тем, что на каждом этапе нужно от вас и что делаем мы.
Как составить бриф на персонал для мероприятия
Хороший бриф экономит вам переписку и снижает риск ошибок на площадке. Разбираем, какие данные нужны подрядчику, чтобы подобрать людей и рассчитать команду без догадок.
Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
Персонал на мероприятии становится лицом вашего бренда, а ошибки подрядчика видят все гости. Собрали вопросы, которые стоит задать агентству до заключения договора, чтобы понять, как оно работает на практике.
Контроль качества работы персонала на мероприятии
Заказчику важно не только получить нужное число людей, но и понимать, как они работают: стоят ли на постах, выглядят ли по брифу, правильно ли отвечают гостям. Контроль качества — это не разовая проверка, а цепочка шагов от брифа до итогового отчёта. Разбираем, как она устроена, что зависит от подрядчика, что от вас и как обсуждать замечания, чтобы они превращались в изменения.
Отчёт по итогам работы персонала на мероприятии
Когда событие закончилось, у заказчика остаются вопросы: сколько людей реально работало, сколько часов, были ли замены, что заметил супервайзер. Ответы на них собирает итоговый отчёт. Его содержание не задано раз и навсегда: состав и форму стоит согласовать с подрядчиком до начала работы. Разбираем, что обычно в него включают, как он связан с закрывающими документами и как использовать его для следующих проектов.
Персонал на декабрь: как спланировать заказ заранее
Декабрь — месяц, когда много событий проходит в одни и те же даты: корпоративы, ёлки, предновогодние промо и презентации. Персонал на такие даты нужен всем сразу, поэтому подготовка к сезону отличается от обычного заказа. Разбираем, как спланировать заказ персонала на декабрь, чтобы не решать всё в последний момент.
Резерв и замена персонала на мероприятии
На любом событии что-то может пойти не по плану: исполнитель заболел, застрял в пробке, не справляется с задачей или поток гостей оказался больше ожидаемого. Резерв и замена — это не запасной вариант на крайний случай, а часть планирования команды. Разбираем, как подойти к ним вместе с подрядчиком, что записать в брифе и как замены отражаются в документах.
Штатное расписание мероприятия: как распределить роли
Когда событие большое, список «нужно столько-то хостес и столько-то официантов» перестаёт работать. Люди приходят, но не понимают, кто стоит на каком посту, кому подчиняется и кто подменит их на перерыве. Штатное расписание мероприятия отвечает на эти вопросы заранее. Разбираем, как его составить и что в нём должно быть.
Сменность и питание персонала на длинном мероприятии
Чем дольше идёт событие, тем заметнее разница между командой, у которой продуманы смены и питание, и командой, которую просто поставили на посты с утра. Усталость накапливается незаметно: к вечеру хостес отвечают медленнее, промоутеры реже подходят к гостям, а на входе растёт напряжение. Разбираем, как спланировать пересменки, перерывы, зону отдыха и питание персонала и о чём договориться с подрядчиком заранее.
Срочный подбор персонала на мероприятие: что подготовить, чтобы ускорить
Срочный запрос — частая ситуация: кто-то из подрядчиков подвёл, гостей стало больше или событие согласовали в последний момент. Объясняем, какая информация помогает собрать команду быстрее.
Форматы мероприятий
Персонал для арт-выставки и вернисажа
Вернисаж — это вечер, когда в залы с хрупкими и ценными работами одновременно приходит много гостей с бокалами в руках. Куратор думает об экспозиции, художник о публике, а кому-то нужно следить, чтобы никто не задел раму, очередь у гардероба не мешала входу, а фуршет не переместился к картинам. Разбираем, какой персонал нужен на открытии выставки и в дни её работы.
Персонал для банковского и финансового мероприятия
Финансовые компании проводят форумы для инвесторов, презентации продуктов, клиентские вечера и закрытые встречи с партнёрами. Гости таких событий привыкли к высокому уровню сервиса, а организаторы ждут от команды сдержанности, точности и аккуратного обращения с информацией. Разбираем, какой персонал нужен на банковское мероприятие и как подготовить его к работе.
Персонал для благотворительного вечера и гала-ужина
Благотворительный вечер и гала-ужин — события, где гости приходят ради идеи, а остаются ради атмосферы. Здесь много известных людей, партнёров фонда и спонсоров, программа идёт по плотному сценарию, а части вечера сменяют друг друга: приём, ужин, аукцион, выступления. Разбираем, какой персонал нужен для такого формата и как организовать его работу.
Персонал на блогер-событие и инфлюенс-вечеринку
Блогер-событие — вечер, на который бренд приглашает авторов контента: показать продукт, дать попробовать новинку, создать повод для публикаций. Гости приходят не только отдохнуть, но и снимать, поэтому для них важны удобные зоны, спокойная атмосфера и внимание без навязчивости. Сколько публикаций появится после вечера, зависит от бренда и самих авторов, а от команды на площадке — чтобы каждому гостю было комфортно. Разбираем, какой персонал нужен и как его подготовить.
Персонал для деловой игры и стратегической сессии
Стратегическая сессия и деловая игра держатся на модераторе и участниках, но вокруг них много практической работы. Нужно рассадить людей по группам, вовремя выдать задания, переставить столы между раундами, собрать результаты и не дать кофе-брейку съесть половину программы. Разбираем, какой персонал помогает фасилитатору и что подготовить заранее.
Персонал для детской новогодней ёлки компании
Детская ёлка для сотрудников — короткий, насыщенный праздник, на который приходят родители с детьми разного возраста. Здесь важно всё: чтобы семья быстро прошла вход, ребёнок не испугался и не потерялся, а подарок получил каждый. Разбираем, какой персонал нужен на такую ёлку и как разделить задачи с артистами и ведущими.
Персонал на день города и праздник на площади
День города, праздник района или торжество на главной площади — это событие для всех жителей. Вход свободный, гостей много и они приходят семьями, а программа сочетает официальную часть, концерт и десятки площадок с активностями. Заказывает такие праздники городская администрация, управа района, подведомственные учреждения или агентство-оператор. Разбираем, какой персонал нужен на день города и как его распределить.
Персонал на день открытых дверей предприятия
День открытых дверей на заводе, производстве или в кампусе компании — это возможность показать гостям, как устроена работа изнутри. Приходят партнёры, студенты, жители района, журналисты, школьные группы. Территория большая, часть помещений закрыта, а правила безопасности на производстве строже, чем в обычном зале. Разбираем, какой персонал нужен на такое событие и как распределить его по маршруту.
Персонал на день партнёра и дилерскую конференцию
Дилерская конференция и день партнёра — закрытые события бренда для тех, кто продаёт и продвигает его продукт. Здесь подводят итоги года, показывают новинки, вручают награды партнёрам и обсуждают планы. Программу и содержание готовит компания, а от персонала зависит, насколько гостям будет удобно и понятно. Разбираем, какие роли нужны и чем такое событие отличается от открытой конференции.
Персонал на день рождения бренда и событие для постоянных клиентов
День рождения бренда, закрытая вечеринка для участников программы лояльности или клиентский день в бутике собирают не случайных прохожих, а людей, которые уже покупают. Они ждут внимания, узнавания и сервиса выше обычного. Разбираем, какой персонал нужен на событие для постоянных клиентов и чем оно отличается от открытия или презентации.
Персонал для эко-акции и корпоративного субботника
Компании всё чаще выводят сотрудников на субботники, посадку деревьев, уборку берега или сбор вторсырья. Участники приходят помогать, а не разбираться в организации, поэтому вокруг акции нужна команда, которая встретит, выдаст инвентарь, разведёт группы по участкам и накормит после работы. Разбираем, какой персонал нужен на эко-акции и что остаётся за организатором.
Персонал для гастрономического фестиваля: дегустации, поток и чистота зон
На гастрофестивале гости приходят попробовать как можно больше, а персонал отвечает за то, чтобы очереди двигались, зоны оставались чистыми, а бренды получали внимание. Разбираем, какие роли нужны и как подготовить команду к работе с едой.
Персонал для городского фестиваля: команда, координация и графики смен
Городской фестиваль идёт на большой открытой территории, с потоком гостей в течение всего дня и десятками задач одновременно. Разбираем, как собрать команду и выстроить смены.
Персонал для государственного и официального мероприятия
Официальное мероприятие государственной организации, министерства, ведомства, университета или городского учреждения проходит по протоколу. Порядок прибытия, рассадка, аккредитация, официальные фото — всё расписано заранее, а ошибки персонала видны сразу. Разбираем, какой персонал нужен на такие события и как выстроить работу с организатором, чтобы команда точно следовала протоколу.
Персонал для IT-конференции и хакатона
IT-конференция и хакатон собирают разработчиков, продактов, дизайнеров и стартаперов. Это аудитория, которая ценит, когда всё работает без лишних слов: быстрая регистрация, понятная навигация, рабочий Wi-Fi и еда вовремя. Хакатон к тому же идёт без перерыва, иногда сутками. Разбираем, какой персонал нужен для таких событий и чем они отличаются от обычной деловой конференции.
Персонал для киберспортивного турнира и гейминг-события
Киберспортивный турнир, гейминг-фестиваль, презентация игры или игровая зона бренда собирают аудиторию, которая хорошо разбирается в теме и быстро замечает фальшь. Гости приходят надолго, переходят между сценой, игровыми станциями и стендами, а команды игроков живут по строгому расписанию матчей. Разбираем, какой персонал нужен для таких событий и как его подготовить.
Персонал для кинопремьеры и специального показа
Кинопремьера — это событие, где всё внимание приковано к входу. Красная дорожка, пресса, известные гости, приглашённые зрители, затем показ и часто афтепати. Каждый этап проходит в своём ритме, и на каждом нужна своя часть команды. Разбираем, какой персонал нужен на кинопремьеру, закрытый или специальный показ и как его распределить.
Персонал для конференции и деловых мероприятий: регистрация, навигация, залы и гардероб
На конференции гости оценивают организацию по мелочам: как быстро прошли регистрацию, нашли зал и задали вопрос спикеру. Разбираем, как устроена работа персонала на каждом из этих участков.
Персонал для концерта и шоу: от входа зрителей до демонтажа сцены
Концерт или шоу живут по жёсткому расписанию: зрители приходят почти одновременно, программа начинается в назначенное время, а после финала зал пустеет за короткий срок. Разбираем, какой персонал нужен на таком событии и как выстроить работу команды от монтажа до последнего зрителя.
Персонал для квеста и игровой программы
Квест держится на сценарии, но проходит благодаря людям на станциях. Пока команды бегут по маршруту, кто-то должен выдать задание, проверить ответ, вернуть реквизит на место и подсказать, куда двигаться дальше. Разбираем, какой персонал нужен для квеста и игровой программы на мероприятии, как его расставить и где проходит граница между нашей работой и работой автора игры.
Персонал на мероприятие на теплоходе
Корпоратив, приём или презентация на теплоходе — формат, который гости запоминают надолго. Но у него есть особенность: после отплытия площадка оказывается отрезанной от берега, и всё, что нужно для вечера, должно быть на борту заранее, включая людей. Разбираем, как подготовить команду к работе на судне: от посадки по списку до высадки гостей.
Персонал для мероприятия с иностранными гостями
Международная конференция, визит иностранных партнёров, выставка с иностранными участниками или приём для делегации — события, где часть гостей не говорит по-русски. Им нужно, чтобы их встретили, помогли с регистрацией, подсказали дорогу и ответили на простые вопросы на понятном языке. Разбираем, как подготовить команду для таких событий и что указать в заявке.
Персонал для мероприятия в другом городе: как организовать выездной проект
Конференция в другом городе, выездной корпоратив, дилерская встреча в регионе: когда команда организатора едет на чужую площадку, подбор персонала становится отдельной задачей. Разбираем, как выстроить работу с подрядчиком так, чтобы выездной проект прошёл по тем же стандартам, что и в вашем городе.
Персонал на мероприятие в лофте и креативном пространстве
Лофт любят за свободу: кирпичные стены, высокие потолки, открытое пространство, которое можно собрать под любой формат — от презентации до вечеринки. Но та же свобода создаёт задачи для команды: без стен и коридоров гости не всегда понимают, куда идти, зоны перетекают друг в друга, а гардероб и регистрацию приходится придумывать с нуля. Разбираем, как подготовить персонал к работе в лофте.
Персонал на мероприятие в музее и исторической усадьбе
Музейный зал, особняк или старинная усадьба дают событию атмосферу, которую трудно воссоздать на обычной площадке. Но вместе с ней приходят строгие правила: куда гостям можно заходить, что нельзя трогать, где разрешено есть и пить. От команды на таком вечере зависит, насколько спокойно гости проведут время и не нарушат требования хозяев. Разбираем, как подготовить персонал к работе в историческом пространстве.
Персонал для мероприятий застройщика: день открытых дверей, презентация ЖК, шоурум
Застройщик проводит события, чтобы покупатель увидел проект своими глазами: день открытых дверей на объекте, презентацию нового жилого комплекса, праздник для будущих жителей, работу шоурума в выходные. Гости приходят семьями, задают много вопросов и оценивают, насколько комфортно здесь всё устроено. Разбираем, какой персонал нужен для таких событий и как разделить задачи с отделом продаж.
Персонал для модного показа и beauty-события
Модный показ, презентация коллекции, запуск косметической линии или beauty-день в магазине — события, где гости оценивают не только продукт, но и то, как их встретили. Здесь важны точная рассадка, спокойный бэкстейдж и аккуратная работа с пробниками. Разбираем, какой персонал нужен для таких форматов и что обсудить с подрядчиком заранее.
Персонал для научной конференции и конгресса врачей
Научная конференция, конгресс врачей или симпозиум фармацевтической компании устроены сложнее обычного делового события. Много параллельных секций, доклады по жёсткой программе, постерная сессия, выставка партнёров и участники, которым важно успеть на нужный доклад. Разбираем, какой персонал нужен на такую конференцию и как распределить его по площадке.
Персонал для образовательного интенсива и школы
Интенсив, корпоративная академия, бизнес-школа выходного дня или открытый лекторий отличаются от конференции. Здесь одни и те же слушатели несколько дней подряд проходят программу, делятся на группы, выполняют практические задания и ждут от организаторов чёткого ритма. Разбираем, какой персонал нужен на образовательное событие и как распределить задачи.
Персонал на день новичка и онбординг компании
День новичка — это событие, на котором компания впервые показывает себя новым сотрудникам вживую. HR-команда отвечает за программу, знакомство с руководством и смысл встречи, а вокруг этого остаётся много организационной работы: встретить людей, отметить их в списке, выдать наборы, провести по маршруту и накрыть перерыв. Рассказываем, где временный персонал помогает HR и какие задачи остаются за компанией.
Персонал на открытие магазина или шоурума: поток, промо и подарки
Открытие магазина собирает сразу и постоянных клиентов бренда, и случайных прохожих, и всем нужно понять, куда идти и что их ждёт. Разбираем, какие роли нужны на открытии и как организовать поток, чтобы праздник не превратился в давку у входа.
Персонал для открытия отеля и гостиницы
Открытие отеля — событие сразу для нескольких аудиторий: партнёров и туроператоров, корпоративных клиентов, прессы, представителей города. Гостям показывают лобби, рестораны, конференц-залы и номера, а команда отеля в эти дни ещё только входит в рабочий ритм. Привлечённый персонал помогает провести открытие так, чтобы гости увидели отель таким, каким его задумали, а штатные сотрудники не отвлекались от своих задач.
Персонал для открытия ресторана и гастрономического ужина
Открытие ресторана, гастроужин с приглашённым шефом, ужин-презентация меню или закрытый вечер для прессы — события, где о заведении судят с первого визита. Команда ресторана ещё только сработалась или занята на кухне, а гостей нужно встретить и обслужить безупречно. Разбираем, какой привлечённый персонал помогает в такие дни и как разделить задачи с командой заведения.
Персонал на открытие спортивного объекта и фитнес-клуба
Открытие фитнес-клуба, бассейна, катка или спортивного комплекса показывает гостям пространство и запускает продажи. В один день на площадку приходят будущие клиенты, жители района, партнёры и пресса, и каждому нужно показать залы, ответить на вопросы и не потерять контакт. Разбираем, какой персонал нужен на открытие спортивного объекта и как распределить задачи.
Персонал для отраслевого съезда и собрания ассоциации
Съезд ассоциации или отраслевого союза похож на конференцию только снаружи. Внутри у него своя логика: делегаты с правом голоса, кворум, мандаты, голосование по повестке, торжественная часть и встречи комитетов. Разбираем, какие задачи на таком событии берёт на себя персонал, а что остаётся за организатором и его счётной комиссией.
Персонал для онлайн-трансляции и гибридного мероприятия
Гибридное событие идёт сразу для двух аудиторий: тех, кто сидит в зале, и тех, кто смотрит эфир. Видеокоманда отвечает за картинку и звук, но вокруг эфира остаётся много живой работы: встретить спикеров, вовремя вывести их в кадр, собрать вопросы из чата и из зала. Разбираем, какие люди для этого нужны и как распределить задачи.
Персонал для презентации продукта: от регистрации до демонстрации
На запуске продукта гости приходят посмотреть, потрогать и попробовать, и большая часть этого контакта проходит через персонал. Разбираем, какие роли нужны на презентации и как подготовить команду, чтобы она говорила о продукте языком бренда.
Персонал на сезонную распродажу и чёрную пятницу
В дни большой распродажи магазин принимает гораздо больше людей, чем в обычный будний день. Продавцы и кассиры заняты своим делом, а вокруг них появляется работа, на которую у штатной команды нет рук: встретить поток у входа, удержать очередь в порядке, подсказать, где нужный отдел, вовремя пополнить выкладку. Разбираем, как временный персонал помогает магазину пройти пиковые дни и где проходит граница его задач.
Персонал для спортивного мероприятия: забег, марафон, спортивный фестиваль
На забеге или спортивном фестивале у персонала два потока: участники, которым важно быстро получить номер и выйти на старт, и зрители с семьями. Разбираем, как организовать команду на каждом участке.
Персонал для тест-драйва и автопрезентации: регистрация, промо и поток гостей
Тест-драйв и презентация автомобиля — BTL-событие, где гость не только смотрит на продукт, но и садится за руль. Разбираем, какой персонал нужен вокруг этого процесса, чтобы участники не ждали без дела, а бренд получил контакты и впечатления гостей.
Персонал для тимбилдинга и корпоративного выезда
Тимбилдинг — это не вечер с банкетом, а программа, где сотрудники сами действуют: проходят квест, соревнуются командами, строят, готовят или решают задачи. Часто такая программа проходит на выезде, на базе отдыха или загородной площадке. Чтобы участники были заняты делом, а не ждали, вокруг программы нужна слаженная команда. Разбираем, какой персонал нужен на тимбилдинг и как подготовить заявку.
Персонал для церемонии награждения: номинанты, сцена и зал
Церемония награждения похожа на концерт и банкет одновременно: есть сценарий с точными выходами, гости за столами и номинанты, которые волнуются и не всегда знают, куда идти. Разбираем, какой персонал нужен, чтобы каждый лауреат вовремя оказался на сцене, а вечер прошёл без пауз и путаницы.
Персонал для VIP-приёма и деловой встречи
На VIP-приёме и деловой встрече гостей немного, но каждый из них важен. Здесь ценят не масштаб, а точность: гостя встречают по имени, провожают без лишних слов, подают напитки незаметно и не обсуждают услышанное. Разбираем, какой персонал нужен для такого формата и что заранее обсудить с подрядчиком.
Персонал на встречу выпускников и alumni-событие
Встреча выпускников собирает людей, которые когда-то учились или работали вместе, а теперь приходят из разных городов, компаний и поколений. Университет, бизнес-школа или корпоративное alumni-сообщество отвечают за программу и смысл вечера, а вокруг остаётся много практической работы: встретить гостей, отметить их, провести по зданию, накрыть фуршет и удержать порядок. Разбираем, какой персонал нужен на такое событие и как распределить задачи.
Персонал на выездную конференцию в загородном отеле
Выездная конференция объединяет деловую программу и несколько дней за городом: участники живут в отеле, работают в залах днём, общаются вечером. Для организатора это сложнее, чем событие в городе, потому что вся команда и все гости находятся на одной территории с утра до ночи. Разбираем, какой персонал нужен на таком выезде и что важно обсудить с подрядчиком заранее.
Персонал для выпускного и студенческого события
Выпускной, посвящение в студенты, день открытых дверей вуза, студенческий фестиваль или активация бренда в кампусе — события, где гостей много, они молоды и настроены на праздник. Заказчиком выступает вуз, школа, студенческий совет, родительский комитет или бренд. Разбираем, какой персонал нужен для таких событий и что важно учесть, когда среди гостей есть несовершеннолетние.
Персонал для организатора выставки или форума: роли по зонам площадки
Выставки и форумы требуют сразу нескольких команд: на монтаж, на работу с гостями и на техническую поддержку. Рассказываем, как собрать их в одну систему.
Персонал для ярмарки и маркета выходного дня
Маркет выходного дня, дизайнерская ярмарка, фермерский рынок, винтажный базар или сезонная ярмарка собирают десятки участников-продавцов и тысячи посетителей. У организатора маркета две аудитории сразу: участники, которым нужно заехать, разместиться и спокойно торговать, и гости, которые хотят легко найти нужное. Разбираем, какой персонал нужен организатору маркета и чем это отличается от городского фестиваля.
Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
Корпоратив выглядит простым событием, пока не начинаешь считать, кто встречает гостей, кто обслуживает столы и кто следит за программой. Разбираем, из каких ролей складывается команда и что сообщить подрядчику.
Персонал на Масленицу и зимние гулянья
Масленица и зимние гулянья в феврале и марте собирают семьи в парках, на городских площадях, у торговых центров и на корпоративных площадках. Блины, игры, катания, конкурсы и сжигание чучела — праздник долго идёт на морозе, а иногда всю масленичную неделю. Разбираем, какой персонал нужен организатору и как подготовить команду к работе на холоде.
Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре
Новогодний корпоратив похож на обычный, но у него свои особенности: зимняя одежда гостей, подарки, длинный вечер, часто дети в первой половине и площадка, на которой в тот же месяц проходит десяток других праздников. Разбираем, какой персонал нужен именно на новогодний вечер и что обсудить заранее.
Персонал на семейный день компании и день здоровья
Семейный день компании собирает сотрудников вместе с детьми, супругами и родителями. Это не вечерний корпоратив и не городской фестиваль: гости знакомы между собой, но многие впервые на площадке, а программа идёт параллельно для разных возрастов. Разбираем, какой персонал нужен, чтобы день прошёл спокойно и для взрослых, и для детей.
Персонал на выставку: стендисты, хостес и промоутеры для вашего стенда
Для экспонента выставка — это несколько дней, когда стенд должен привлекать посетителей и превращать интерес в контакты. Разбираем, кто нужен на стенде и как подготовить команду.
Промоакция и дегустация в магазине: как подготовить промоутеров
Результат промоакции зависит не только от промоутера, но и от того, насколько хорошо продумана механика и что человек знает о продукте. Разбираем подготовку по шагам.
Персонал для промо-тура по городам: единый стандарт в каждой точке
Промо-тур проверяет бренд на последовательность: гость в каждом городе должен увидеть одинаковую механику, внешний вид и уровень сервиса. Разбираем, как организовать персонал для тура через единый бриф, местные команды и общую координацию.
Сэмплинг в офисах и бизнес-центрах: как подготовить и провести
Офисная аудитория — люди, которые каждый день проходят через лобби, обедают на фуд-корте и пьют кофе на рабочей кухне. Для брендов напитков, снеков, кофе, косметики и сервисов это способ познакомить с продуктом активную взрослую аудиторию в спокойной обстановке. Разбираем, как устроен сэмплинг в бизнес-центрах и корпоративных офисах и чем он отличается от промоакции в магазине.
Роли и задачи на площадке
Аниматоры на детский и семейный праздник для бренда или торгового центра
Семейный праздник в торговом центре или на площадке бренда работает, когда детям интересно, а родителям спокойно. Разбираем, какие задачи ставят аниматорам и как подготовить программу.
Анкеты и опрос гостей на мероприятии
Мероприятие даёт редкую возможность поговорить с аудиторией вживую: собрать контакты, узнать мнение о продукте, оценить сам вечер. Но анкеты, которые лежат на столе, заполняет мало кто, а неаккуратно собранные данные потом трудно использовать. Разбираем, как организовать опрос гостей, кто его проводит и что подготовить организатору.
Гардероб и гардеробщики на мероприятии
Гардероб редко попадает в сценарий, но гости запоминают его дважды: когда приходят и когда уходят. Длинная очередь в конце вечера портит впечатление даже от отличной программы. Разбираем, как организовать гардероб на мероприятии, кто в нём работает, как рассчитать людей и что согласовать с площадкой заранее.
Грузчики или хелперы: кого заказать на монтаж, демонтаж и логистику площадки
Гости видят готовый зал, но до этого кто-то разгрузил машины, поднял оборудование на этаж и расставил мебель. Разбираем, как спланировать работу грузчиков и хелперов, чтобы монтаж и демонтаж не сорвали тайминг.
Информационная стойка и персонал для справок
На конференции, выставке, фестивале или большом корпоративе гости постоянно что-то ищут: зал, спикера, гардероб, выход к парковке, время следующей сессии. Если ответить некому, люди задают вопросы всем подряд — официантам, охране, другим гостям. Информационная стойка собирает эти вопросы в одной точке, а подготовленные сотрудники отвечают быстро и одинаково. Разбираем, как организовать справочную службу на событии.
Координатор персонала: зачем он заказчику и чем отличается от супервайзера
Слово «координатор» в event-индустрии понимают по-разному, и из-за этого на площадке часто нет ясности, кто кем управляет. Разбираем роли и показываем, как выстроить координацию.
Навигаторы на мероприятии и работа с потоком гостей
Указатели и схемы помогают гостю, но в момент, когда к залу одновременно идут сотни человек, всё решают люди на маршруте. Навигатор подсказывает дорогу, разводит встречные потоки, держит очередь и вовремя сообщает, что где-то образовалась пробка. Разбираем, как расставить навигаторов, сколько точек закрыть и как они связаны с остальной командой.
Официанты на банкет и фуршет: роли команды и согласование с кейтерингом
Обслуживание гостей за столами и у фуршетных станций зависит не только от числа официантов, но и от того, как устроена подача. Разбираем, от чего зависит состав команды и какие вопросы закрыть с кейтерингом.
Контроль входа и охрана на мероприятии через ЧОП: задачи и согласование
Охрана на мероприятии отвечает за безопасность и порядок, но её работу нужно увязать с регистрацией, площадкой и программой. Разбираем, какие задачи ставят охране и что согласовать заранее.
Персонал на ночное мероприятие и поздний монтаж
Многие события живут ночью: монтаж выставки после закрытия торгового центра, демонтаж после вечеринки, ночная промоакция, открытие заведения, которое длится до утра. Ночная смена отличается от дневной не только временем: меняется усталость, транспорт, связь и требования к безопасности. Разбираем, как спланировать работу команды ночью и что обсудить с подрядчиком заранее.
Персонал для подготовки подарков и welcome-пакетов
Welcome-пакеты участников, подарки партнёрам, наборы для сотрудников на корпоративе: за каждым пакетом стоит ручная работа. Сотни наборов нужно собрать, разделить по категориям, привезти, сохранить и раздать нужным людям. Разбираем, какие роли закрывают эту задачу, как спланировать сборку и раздачу и что подготовить до приезда команды.
Персонал для розыгрыша призов и конкурса на мероприятии
Розыгрыш призов или конкурс оживляет стенд, корпоратив и фестиваль, но держится он на организации. Нужно привлечь участников, записать их, сохранить призы, вручить их нужным людям и ничего не перепутать. Разбираем, какие роли нужны для розыгрыша на мероприятии, как распределить задачи и что передать подрядчику по персоналу.
Персонал для уличного мероприятия в жару и непогоду
Уличный фестиваль, промо-акция на площади, забег или ярмарка зависят от погоды сильнее, чем любое событие в зале. Жара, ливень, ветер или резкое похолодание меняют поток гостей, темп работы и самочувствие команды. Разбираем, как спланировать работу персонала на открытой площадке, чтобы погода не сорвала программу.
Персонал для встречи гостей и сопровождения в трансфере
Для участников, которые прилетают или приезжают на событие, мероприятие начинается не у входа в зал, а у выхода из терминала. Если там никто не встречает, гость теряется, звонит организатору и приезжает раздражённым. Разбираем, какие люди нужны на встрече и в трансфере, как устроить выездную регистрацию и что подготовить заранее.
BTL-активация: задачи промоутеров на мероприятии и брифинг
На фестивале, выставке или городском празднике промоутер работает в шуме и потоке людей, где внимание длится секунды. Разбираем, какие задачи ему ставить и как подготовить к смене.
Регистрация гостей на мероприятии: кто нужен и как организовать
Регистрация — первая точка контакта с гостем и самый частый источник очередей. Разбираем, как её спланировать и какой персонал для этого нужен.
Сколько хостес и промоутеров нужно на мероприятие
Универсальной формулы нет: два события с одинаковым числом гостей могут требовать совсем разной команды. Разбираем, какие факторы влияют на расчёт и что сообщить подрядчику.
Сколько официантов нужно на банкет, фуршет и кофе-брейк: как посчитать
Вопрос «сколько официантов нужно на банкет» кажется простым, пока не начинаешь считать. Число гостей — только отправная точка. Разбираем пошаговую логику расчёта для банкета, фуршета и кофе-брейка, чтобы вы могли прикинуть состав команды сами и проверить предложение подрядчика.
Супервайзер на мероприятии: зачем он заказчику и какие задачи закрывает
Супервайзер связывает вашу команду и исполнителей на площадке. Объясняем, какие задачи он берёт на себя и в каких случаях без него сложно обойтись.
Технический персонал на мероприятие: кто что делает на площадке
Звук, свет и экраны привозит технический подрядчик, но для монтажа и поддержки ему часто нужны дополнительные руки. Разбираем, какие задачи берут техники и как выстроить их работу с подрядчиком по оборудованию.