Контроль входа и охрана на мероприятии через ЧОП: задачи и согласование

Как устроена охрана в Horizon Personal

Охрану на мероприятия мы обеспечиваем через ЧОП. Это означает, что охранные функции выполняют сотрудники частной охранной организации, а мы организуем их работу в связке с остальной командой: хостес, регистрацией, гардеробом, техническим персоналом. Для заказчика это удобно: охрана, встреча гостей и вспомогательный персонал согласуются в одной заявке и работают по общему плану. Подробнее на странице охраны.

Какие задачи ставят охране

Контроль входа

Проверка приглашений или браслетов, допуск по спискам, контроль повторного входа, ограничение доступа посторонних. Важно определить, кто проверяет гостя по списку: охрана или хостес на регистрации. Часто разумно разделить роли: хостес регистрирует, охрана контролирует допуск в зону.

Досмотр

Если формат события или требования площадки предполагают досмотр, его нужно организовать так, чтобы он не создавал очередь. Продумайте место, оборудование площадки, если оно есть, и порядок для гостей с крупными вещами.

Охрана зон

VIP-зона, закулисье, гримёрки, комнаты для спикеров, склад с оборудованием, зона с ценными экспонатами или призами. Сюда допускают по отдельным спискам или бейджам.

Порядок в зале и на территории

Наблюдение за обстановкой, реакция на конфликтные ситуации, контроль скоплений людей у сцены, помощь в соблюдении правил площадки.

Служебный вход и монтаж

Контроль прохода подрядчиков и персонала, проверка пропусков, охрана площадки во время монтажа и демонтажа, когда на территории много оборудования и посторонних людей.

Взаимодействие при нештатных ситуациях

Порядок действий при эвакуации, при плохом самочувствии гостя (сопровождение в пункт помощи организатора или площадки), при потере ребёнка на семейном празднике. Охрана работает по правилам площадки и согласованному с организатором плану.

Связка охраны и регистрации

Самые частые проблемы на входе возникают, когда охрана и регистрация работают отдельно. Гость проходит досмотр, потом стоит в очереди на стойку, потом снова показывает браслет. Чтобы этого избежать:

• расположите зоны досмотра и регистрации последовательно и с запасом пространства;
• договоритесь, кто решает вопрос с гостем, которого нет в списке;
• дайте охране и хостес один и тот же актуальный список;
• определите, как отмечаются VIP и спикеры, чтобы их проводили без задержек.

Подробнее об организации входа читайте в статье о регистрации гостей.

Что согласовать с площадкой

У многих площадок есть своя служба безопасности и свои правила. До заявки уточните:

• какие задачи выполняет служба площадки, а какие нужно закрыть вам;
• правила досмотра и пропускного режима;
• схему эвакуации и расположение выходов;
• кто на площадке принимает решения в нештатной ситуации;
• требования к документам охраны, если площадка их запрашивает.

Охрана заказчика и служба площадки должны работать по одному плану, а не параллельно.

Открытые площадки и массовые события

Фестивали, городские праздники и события в парках добавляют задачи: контроль периметра, нескольких входов, зоны у сцены, парковки. Здесь особенно важно заранее согласовать схему территории, точки входа и выхода и порядок взаимодействия с теми, кто отвечает за территорию. Чем больше зон, тем важнее координация между постами.

От чего зависит состав охраны

• число гостей и характер события;
• число входов и зон с ограниченным доступом;
• нужен ли досмотр;
• требования площадки;
• длительность работы, включая монтаж и демонтаж;
• особые риски: ценные экспонаты, известные гости, алкоголь.

Готовой формулы нет, поэтому состав считается под конкретное событие.

Брифинг для охраны

Охрана, как и остальной персонал, должна понимать формат события. Перед сменой сообщите:

• кто гости и как к ним обращаться;
• как выглядят приглашения, браслеты и бейджи разных категорий;
• кого нужно пропускать без проверки или с сопровождением;
• где находятся выходы, медпункт и точка сбора;
• кто со стороны заказчика принимает решения по спорным ситуациям.

Особенно важно, чтобы охрана знала, как выглядят VIP-гости и спикеры, и не задерживала их на входе. Если есть закрытые списки, их стоит передать так, чтобы они не попадали в руки посторонних.

Охрана во время монтажа

Часто об охране вспоминают только к приходу гостей. Но во время монтажа на площадке много оборудования, декора, техники и людей разных подрядчиков. Пост на служебном входе и охрана зоны хранения помогают избежать потерь и посторонних на площадке. Это стоит учесть в заявке вместе с основной сменой.

Внешний вид и стиль работы

На деловом приёме и на рок-фестивале охрана выглядит и ведёт себя по-разному. Укажите, нужна ли классическая форма или деловые костюмы, насколько заметной должна быть охрана и как она общается с гостями. На многих событиях вежливость и спокойствие охраны так же важны, как и контроль.

Охрана и работа с потоком

Охрана отвечает за безопасность, а движение гостей по площадке удобно поручить навигаторам и хостес. Они подсказывают дорогу, распределяют людей между входами и не дают образоваться скоплениям у узких мест. Когда эти роли разделены, охране не приходится отвлекаться на вопросы о расписании. Как устроена такая работа, рассказано в статье о навигаторах и потоке гостей.

Городские праздники

На праздниках под открытым небом с большим числом жителей охрана работает вместе с городскими службами, а задачи распределяют на этапе согласования мероприятия. Сотрудники ЧОП закрывают свои участки, а персонал на точках информации передаёт им сведения о любых проблемах. Подробнее о таком формате — в материале о дне города.

Итоги работы охраны

После события ЧОП передаёт сведения о работе своих постов, а мы включаем их в итоговый отчёт вместе с данными о работе остальной команды. Так заказчик видит общую картину по безопасности и обслуживанию гостей.

Закрытые события

На закрытых приёмах и внутренних встречах охрана работает незаметно: сотрудники ЧОП держатся у входов и служебных зон, а с гостями общаются хостес. Такой стиль работы обсуждают при планировании, чтобы охрана не создавала ощущения строгого контроля там, где он не нужен.

Что указать в заявке

1. Формат события, площадку, число гостей.
2. Время работы, включая монтаж и демонтаж.
3. Входы и зоны с ограниченным доступом.
4. Нужен ли досмотр и как организована регистрация.
5. Правила и служба безопасности площадки.
6. Требования к внешнему виду.
7. Контакт ответственного за безопасность со стороны заказчика.

Как работает Horizon Personal

Мы организуем охрану через ЧОП вместе с остальным персоналом мероприятия: хостес, регистрацией, гардеробом, техниками и супервайзерами. Работаем 24/7 в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России. Отправить данные можно через форму заявки.

Читайте также

• Гардероб и гардеробщики на мероприятии
• Персонал для розыгрыша призов и конкурса на мероприятии
• Аниматоры на детский и семейный праздник для бренда или торгового центра

Частые вопросы

← Все статьи