Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу

Почему агентству нужен отдельный подрядчик

Держать собственный штат хостес, промоутеров, грузчиков и техников невыгодно: загрузка неравномерная, а задачи от проекта к проекту сильно меняются. Сегодня нужны пять хостес на презентацию, завтра команда из нескольких десятков человек на выставку, послезавтра персонал в другом городе. Подрядчик по персоналу снимает эту нагрузку: у него есть база, процессы отбора и координации.

Для агентства важно другое: подрядчик должен встроиться в вашу работу так, чтобы клиент видел единую команду и не замечал швов.

Что обсудить с подрядчиком на старте

При первом знакомстве задайте несколько практических вопросов:

• Какие роли подрядчик закрывает сам, а какие через партнёров?
• Как проходит отбор и инструктаж исполнителей?
• Кто координирует команду на площадке?
• Как устроена замена, если человек не вышел на смену?
• В каких городах подрядчик работает и как считается логистика?
• По какому договору идёт работа и какие документы вы получаете?
• Как оформляется отчёт и можно ли передать его клиенту?

Ответы покажут, насколько подрядчик готов работать в связке с агентством, а не только «поставлять людей». Полный чек-лист выбора есть в статье о том, как выбрать агентство персонала.

Бриф: передавайте контекст, а не только цифры

Агентство знает о проекте гораздо больше, чем пишет в запросе на персонал. Чем больше контекста получит подрядчик, тем точнее подбор. Помимо ролей и количества, расскажите:

• какой это клиент по уровню и что для него важно;
• какое впечатление должно произвести мероприятие;
• кто будет на площадке от клиента и как с ними общаться;
• какие задачи считаются критичными, а какие второстепенными;
• что пошло не так на прошлых похожих событиях.

Если имя клиента раскрывать нельзя, опишите формат и требования без названий. Это обычная практика.

Распределите зоны ответственности

Самые частые проблемы на площадке возникают не из-за плохих исполнителей, а из-за размытых ролей. Договоритесь заранее:

• кто от агентства ставит задачи персоналу;
• кто решает вопросы с исполнителями на месте;
• кто согласует изменения состава команды по ходу события;
• кто общается с площадкой по вопросам аккредитации и прохода.

Удобная схема: ваш продюсер ставит задачи супервайзеру подрядчика, а супервайзер распределяет их внутри команды. Так продюсер не тратит время на каждую хостес, а персонал получает указания из одного источника.

Расстановка по зонам

Удобнее всего, когда агентство передаёт подрядчику не просто число людей, а схему: какие зоны есть на площадке, какие посты в каждой из них и кто там старший. Такой документ избавляет от споров на месте и помогает быстро закрыть пост при замене. Как его составить, описано в статье о штатном расписании мероприятия.

Внешний вид и стандарты

Для клиента персонал выглядит как часть агентства. Поэтому стандарты внешнего вида и поведения стоит прописать подробно: форма, обувь, причёска, бейджи, правила общения с гостями, что говорить на типовые вопросы. Если у клиента есть брендбук, передайте его подрядчику, чтобы учесть его в инструктаже.

Связь на площадке

Во время события изменения неизбежны: сдвигается тайминг, приезжает больше гостей, появляется новая задача. Договоритесь о канале связи и о том, как быстро вносить изменения. Удобно, когда у подрядчика есть дежурный менеджер, доступный в любое время, а на площадке работает супервайзер, который может перераспределить людей или запросить замену.

Horizon Personal работает 24/7, а при необходимости мы организуем замену.

Отчётность перед клиентом

Клиент агентства часто хочет видеть, за что он платит. Итоговый отчёт подрядчика помогает это показать: состав команды, отработанные смены, комментарии по ходу работы. Обсудите заранее:

• в каком формате нужен отчёт;
• нужны ли фотографии команды на площадке;
• можно ли передать отчёт клиенту как есть или он ляжет в основу вашего.

Документы при этом остаются в отношениях агентства и подрядчика: договор аутсорсинга персонала, акты и счета.

Работа в других городах

Агентства часто ведут проекты за пределами своего города: роуд-шоу, региональные конференции, промоакции в нескольких городах. Здесь подрядчик с работой по всей России избавляет от поиска нового партнёра под каждую точку. Уточните, в каких городах подрядчик работает напрямую, как считается логистика и будут ли единые стандарты инструктажа и отчётности во всех городах. Тогда клиент получит одинаковый уровень сервиса независимо от локации.

Регулярная работа вместо разовых заказов

Если агентство проводит события постоянно, выгоднее выстроить долгосрочную работу с одним подрядчиком. Договор подписывается один раз, подрядчик со временем глубже понимает ваши стандарты, а вам не нужно каждый раз объяснять одно и то же. Для этого полезно:

• сохранить шаблон брифа с вашими требованиями;
• после каждого события давать подрядчику обратную связь;
• фиксировать исполнителей, с которыми хотите работать снова.

Обратная связь работает в обе стороны. Подрядчик тоже видит, что можно поправить на стороне агентства: где бриф был неполным, где задачи менялись без предупреждения, где персоналу не хватало информации. Короткий разбор после крупного проекта помогает следующему пройти спокойнее.

Разбор после проекта

После события полезно коротко созвониться с подрядчиком: что прошло гладко, где не хватило людей, какие вопросы клиента остались без ответа. Такие разборы помогают уточнить бриф к следующему проекту и сохранить в команде людей, которые хорошо проявили себя на площадке.

Команда под стиль агентства

Если агентство регулярно работает с одним подрядчиком, со временем складывается постоянный круг исполнителей, знакомых с его стандартами: как встречать гостей, как общаться с клиентом, как выглядеть на площадке. Такой состав быстрее входит в проект и требует меньше времени на инструктаж, а агентство спокойнее берёт срочные проекты.

Что может предложить Horizon Personal

С event-агентствами работаем в Казани, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Санкт-Петербурге и Москве, а также по всей России; доставку команды в другие города рассчитываем отдельно. Наша база включает свыше 8000 исполнителей по 11+ ролям: хостес, официанты, промоутеры, охрана через ЧОП, аниматоры, техники, кейтеринг-персонал, менеджеры, супервайзеры, грузчики, хелперы. Размер команды за сутки составляет от 3 до 120 человек, а если нужно больше, делаем отдельный расчёт.

Подробнее о формате работы читайте на странице для event-агентств или сразу оставьте заявку.

Читайте также

• Как составить бриф на персонал для мероприятия
• Как проходит заказ персонала на мероприятие: этапы работы
• Персонал на декабрь: как спланировать заказ заранее

Частые вопросы

← Все статьи