Персонал на декабрь: как спланировать заказ заранее

Почему декабрь требует отдельного планирования

В течение года события распределены неравномерно, но в декабре нагрузка концентрируется особенно сильно: пятницы и выходные перед Новым годом заняты у многих заказчиков одновременно. На эти даты нужны одни и те же роли: хостес, официанты, аниматоры, хелперы. Принцип простой: чем раньше вы обозначили задачу, тем больше выбор исполнителей и тем спокойнее подготовка.

Ранний заказ не означает, что все детали должны быть известны. Достаточно зафиксировать то, что уже понятно, а остальное уточнить позже.

Шаг 1. Составьте список событий

Если у вас несколько событий в декабре, соберите их в один список: корпоратив, детская ёлка, промо в магазинах, клиентские встречи. Для каждого отметьте дату, город, площадку, если она известна, и примерный состав команды. Такой список помогает увидеть пересечения дат и ролей, а менеджеру сразу оценить общий объём.

Событийным агентствам полезно делать то же самое по всем клиентским проектам сезона. Условия для таких заказчиков описаны на странице для событийных агентств.

Шаг 2. Зафиксируйте даты

Самое важное в сезон — дата. Даже если программа ещё обсуждается, сообщите менеджеру дату, время и город. Это позволяет заранее заложить ваш проект в планирование и начать подбор с учётом других заказов на те же дни. Если дата пока под вопросом, обозначьте варианты: это тоже полезная информация.

Шаг 3. Подготовьте предварительный бриф

Предварительный бриф содержит то, что известно сейчас: формат события, роли, ориентировочное количество людей, время смен и требования к внешнему виду. Его можно дополнять по мере появления деталей. Полный набор пунктов брифа мы собрали в статье о брифе на персонал.

Отдельно отметьте особые требования: язык, опыт с детьми, работа с алкоголем на банкете, новогодние костюмы. Под такие требования подбирать сложнее, и раннее понимание задачи особенно помогает.

Шаг 4. Обсудите резерв

Зимой больше болезней, а погода и дороги чаще вносят коррективы. Обсудите с менеджером, как будет устроен резерв для вашего проекта и что происходит, если кто-то из команды не может выйти. При необходимости организуем замену. Чем раньше подобрана основная команда, тем проще продумать и запасной вариант.

Шаг 5. Используйте повторные проекты

Если вы уже работали с нами, используйте этот опыт. Возьмите бриф и отчёт по прошлому похожему событию: в них есть состав команды, тайминг и замечания. По возможности в команду можно пригласить исполнителей, которые уже знают ваши события и требования. Если вы проводите ёлку или корпоратив каждый год, начинайте планирование с прошлогоднего брифа.

Шаг 6. Договоритесь о порядке изменений

В декабре изменения неизбежны: меняется число гостей, переносится время, добавляется детская часть. Договоритесь, кто с вашей стороны сообщает об изменениях, в каком виде и до какого момента их можно вносить без перестройки всей команды. Чем раньше менеджер узнаёт об изменении, тем больше вариантов его учесть. Как проходит заказ по шагам, мы описывали в статье о том, как проходит заказ персонала.

Шаг 7. Подготовьте документы

В конце года бухгалтерии работают в плотном режиме, поэтому договор стоит подготовить заранее. Если вы работаете с нами впервые, заключите договор аутсорсинга персонала до начала сезона, тогда в декабре останется только оформить конкретные проекты. Уточните, к какому моменту вам нужны акты и счета, чтобы закрыть их в нужном периоде.

Учтите зимние условия

Декабрьские события проходят в холодное время, и это влияет на работу команды. Если есть уличные посты, например встреча гостей у парковки или промо у входа в магазин, предусмотрите тёплую форму, место для обогрева и смены. Для площадок за городом учтите дорогу и время на дорогу для персонала. Чем раньше эти условия описаны в брифе, тем точнее подбор.

Промо в сезон

Кроме корпоративов в декабре много промо: дегустации, раздача подарков, новогодние акции в магазинах и торговых центрах. Такие проекты часто идут сериями по выходным. Сообщите сразу весь график акций, а не отдельные даты: это позволяет собрать стабильную команду на весь период и заранее провести инструктаж по продукту. Как распределить людей по залу магазина в дни большой акции, разобрано в статье о персонале на распродажу.

Детские события

Для детских ёлок и праздников нужны аниматоры и персонал с опытом работы с детьми. Отметьте в брифе возраст детей и формат программы, а также кто ведёт праздник: ведущего и артистов привлекает организатор, а мы подбираем аниматоров, хостес и хелперов.

Если всё-таки нужно срочно

Бывает, что событие появляется в последний момент. В этом случае важно сразу дать минимальный бриф и быть на связи. Что прислать при срочном запросе, мы разбирали в статье о срочном подборе персонала.

Если вы событийное агентство

У агентств в декабре сразу несколько клиентских проектов, и решения по ним принимают разные люди. Соберите проекты в общий план, определите, кто у вас отвечает за персонал по каждому, и передавайте подрядчику обновления в одном формате. Так проще увидеть пересечения и вовремя перестроить команды.

Частые ошибки

• Ждать полной программы. Пока программа согласуется, даты заняты другими заказчиками.
• Заказывать каждое событие отдельно в последний момент. Общий список позволяет спланировать сезон целиком.
• Не учесть зимние условия. Гардероб, дорога до площадки и одежда персонала на уличных постах требуют отдельного внимания.
• Не договориться об изменениях. Поток мелких правок без ответственного создаёт путаницу.

Короткий чек-лист на сезон

• Список событий с датами и городами.
• Предварительный бриф по каждому событию.
• Ответственный за изменения с вашей стороны.
• Договор и требования к закрывающим документам.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем хостес, промоутеров, официантов, аниматоров, хелперов, грузчиков, техников, менеджеров и супервайзеров на декабрьские и новогодние события, охрану организуем через ЧОП.

Работаем в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге и Казани, а также по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. Обычно это команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж и при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Аутсорсинг персонала для мероприятий: как устроены договор и документы
• Как провести брифинг персонала перед мероприятием: чек-лист для заказчика

Частые вопросы

← Все статьи