Персонал для городского фестиваля: команда, координация и графики смен

Особенности городского фестиваля

В отличие от конференции или корпоратива, у фестиваля нет списка гостей и единого начала. Люди приходят и уходят весь день, перемещаются между сценами, фуд-кортом и активностями, а территория может занимать парк, набережную или несколько улиц. Персоналу приходится работать на открытом воздухе, в разных зонах и при меняющейся нагрузке. Поэтому команду для фестиваля планируют по зонам и сменам, а не одним списком. Если праздник бесплатный, занимает главную площадь и начинается с официальной части, посмотрите статью о персонале на день города.

Из кого состоит команда

Хостес и персонал на входах и информации

Встреча гостей, информационные точки, выдача браслетов или программ, ответы на вопросы, помощь с навигацией. На большой территории нужны информационные точки в нескольких местах, а не только у входа.

Персонал на зонах и активностях

Работа на мастер-классах, игровых и партнёрских зонах, детских площадках. Здесь нужны хостес, промоутеры и аниматоры, в зависимости от формата. Если в программе забег или спортивный старт, посмотрите статью о персонале для спортивного мероприятия.

Монтаж и логистика

Грузчики и хелперы на расстановку мебели, шатров, реквизита, на подвоз материалов по территории и на демонтаж. На фестивале это большой объём работы, который часто недооценивают.

Технический персонал

Помощь на сценах, со звуком и оборудованием, подключением зон.

Охрана

Контроль входов, периметра, зоны у сцены, служебных зон. Эту часть работы мы закрываем только силами лицензированного ЧОП, а как она устроена, разобрано в тексте про охрану через ЧОП.

Координация

Супервайзеры по зонам и менеджер проекта, которые распределяют людей, контролируют смены и держат связь с организатором.

Персонал и волонтёры

На многих городских фестивалях работают волонтёры, которых привлекает сам организатор. Это обычная практика, но важно разделить задачи. Волонтёры часто закрывают информационную поддержку и помощь гостям, а оплачиваемый персонал берёт задачи, которые требуют стабильного выхода, опыта или ответственности: контроль зон, работа с оборудованием, монтаж, охрана, координация. Договоритесь заранее:

• какие зоны и задачи закрывают волонтёры, а какие привлечённый персонал;
• кто координирует волонтёров и как он связан с супервайзерами персонала;
• единая ли у всех навигация, рации, точки сбора;
• как отличить волонтёров от персонала по форме, чтобы гостям было понятно, к кому обращаться.

Привлечённый персонал может работать вместе с волонтёрским корпусом организатора по общему плану. Когда главное на событии — продавцы и прилавки, полезнее будет материал о персонале для ярмарки и маркета.

Графики смен

Фестиваль идёт долго, и одна команда не может работать весь день без отдыха. При составлении графика учитывают:

• Этапы. Монтаж, открытие, основная программа, вечерняя часть, закрытие и демонтаж требуют разного состава.
• Пики. Открытие, хедлайнер на главной сцене, вечерний разъезд. В эти моменты нужно усиление на входах, у сцены, на информации.
• Перерывы. Посты не должны пустеть, поэтому перерывы ставят по графику и закрывают ротацией.
• Пересменку. Если смен несколько, новая команда должна получить информацию от предыдущей: что изменилось, какие вопросы были у гостей.
• Многодневный формат. Постоянная команда на все дни успевает выучить территорию, а ротация снижает усталость. Решение принимают вместе с подрядчиком.

Зонирование команды

Удобно закрепить за каждой зоной фестиваля свою группу и своего старшего. Например: входы и информация, главная сцена, малые площадки, детская зона, фуд-корт, партнёрские активности, служебная зона. Внутри группы люди знают свою территорию, свои задачи и своего супервайзера, а при пиковой нагрузке старший может запросить усиление у соседней зоны. Такая схема упрощает пересменку и делает понятным, к кому идти с вопросом. Зимний вариант городского праздника с морозом и масленичной программой разобран в материале о персонале на Масленицу.

Отдельно продумайте резерв: несколько человек, которые не закреплены за постом и могут закрыть перерывы или внезапную нагрузку.

Условия на открытой территории

• места для отдыха, переодевания и хранения вещей команды;
• питьевая вода и укрытие от солнца и дождя;
• форма по погоде: дождевики, головные уборы, тёплые вещи;
• точка сбора и порядок выхода на посты;
• аккредитация персонала и проход через служебные входы.

Эти мелочи напрямую влияют на то, как команда работает к концу дня. Уставший и промокший персонал хуже отвечает на вопросы гостей, а значит, бытовые условия команды — часть качества сервиса на фестивале.

Связь и координация

На большой территории без связи команда распадается на отдельные группы. Продумайте:

• рации или общий чат для супервайзеров;
• карту территории с зонами и постами у каждого исполнителя;
• единый контакт со стороны организатора для решения вопросов;
• порядок действий при нештатных ситуациях: потерявшийся ребёнок, гостю стало плохо и нужно проводить его в пункт помощи организатора или площадки, эвакуация.

Входы и контроль браслетов

Если фестиваль платный или часть зон доступна только по отдельным билетам, на входах работает контроль: сканирование билетов, выдача браслетов, проверка категорий. Здесь нужны хостес, которые быстро работают со сканерами, и понятное разделение очередей: билеты, аккредитация, партнёры, участники программы. Досмотр на входе при необходимости проводит ЧОП, а наш персонал отвечает за билеты, браслеты и информацию.

Партнёрские зоны

Партнёры фестиваля часто приезжают со своими активностями: дегустации, игры, розыгрыши, фотозоны. Им нужны промоутеры и хостес, которые работают по сценарию бренда и при этом встроены в общую систему фестиваля: знают схему территории, программу сцен и своего супервайзера. Задачи партнёров удобно собрать в единую таблицу, чтобы видеть нагрузку по всем зонам.

Вечер и разъезд

К вечеру нагрузка смещается к главной сцене, а после хедлайнера все гости уходят одновременно. В этот момент персонал с дневных зон переходит на выходы, помогает направлять поток к транспорту и отвечает на вопросы о такси и парковке. Порядок перехода записывают в план расстановки заранее, иначе дневные зоны продолжают работать, когда гостей там уже нет.

Итоговый отчёт

После фестиваля супервайзеры собирают с зон замечания: где возникали очереди, какие вопросы гости задавали чаще всего, каких постов не хватало. Всё это мы сводим в итоговый отчёт, и к следующему сезону у организатора уже есть список того, что стоит поменять в расстановке.

Что указать в заявке

1. Формат фестиваля, территорию, даты, включая монтаж и демонтаж.
2. Карту зон и программу по сценам.
3. Ожидаемый поток и пиковые моменты.
4. Роли и задачи по каждой зоне.
5. Задачи волонтёров, если они будут.
6. Условия для персонала и правила аккредитации.
7. Требования к форме и отчёту.

Как работает Horizon Personal

Мы собираем команды для городских и тематических фестивалей: хостес, промоутеров, аниматоров, техников, грузчиков, хелперов, супервайзеров и охрану через ЧОП. Обычно это от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно, есть опыт до 600 человек в сутки. Работаем 24/7, проводим инструктаж, координируем смены и при необходимости организуем замену. Отправить данные можно через форму заявки.

Читайте также

• Персонал для гастрономического фестиваля: дегустации, поток и чистота зон
• Персонал для спортивного мероприятия: забег, марафон, спортивный фестиваль
• Персонал для промо-тура по городам: единый стандарт в каждой точке

Частые вопросы

← Все статьи