Грузчики или хелперы: кого заказать на монтаж, демонтаж и логистику площадки

Грузчики и хелперы: в чём разница

Эти роли часто заказывают вместе, но задачи у них разные. Грузчики отвечают за физическую логистику: погрузку и разгрузку, перемещение оборудования, мебели, экспо-конструкций, кейтеринг-инвентаря, подъём на этаж. Им важны выносливость, аккуратность с ценным грузом и соблюдение техники безопасности.

Хелперы — универсальные помощники на площадке. Они готовят зоны, расставляют мебель и оборудование, помогают другим службам, раздают материалы, закрывают срочные задачи по ходу события. Хелпер может утром помогать с расстановкой, днём поддерживать регистрацию в пик, а вечером участвовать в разборе зала.

Простое правило: если задача про вес, объём и перемещение груза, это грузчики. Если про подготовку пространства и помощь людям и командам, это хелперы.

Где они нужны

Монтаж

Разгрузка транспорта, перенос конструкций, мебели и оборудования в зал, помощь застройщикам и декораторам, расстановка столов и стульев, распаковка материалов. На выставках это работа со стендами и экспонатами, на фестивалях — с шатрами, мебелью и реквизитом. На маркете выходного дня хелперы встречают машины участников и разводят их по местам, об этом текст о ярмарке и маркете.

Во время мероприятия

Пополнение материалов и продукции, перемещение мебели между блоками программы, перестановка зала после конференции к ужину, помощь кейтерингу, уборка зон. Обычно здесь работают хелперы, а грузчики остаются на дежурстве, если ожидается перемещение тяжёлого оборудования.

Демонтаж

Разбор зала, упаковка, вынос, погрузка в транспорт. Демонтаж часто проходит в сжатое окно, когда гости только ушли, а площадку нужно освободить для следующего события.

От чего зависит состав бригады

• Объём и тип груза. Мебель, хрупкое оборудование, тяжёлые конструкции, коробки с материалами.
• Путь от машины до зала. Расстояние, этажность, наличие грузового лифта, ширина дверей и коридоров.
• Окно монтажа. Сколько времени площадка даёт на заезд и подготовку.
• График подъезда транспорта. Одна машина или несколько волнами, с разных складов и от разных подрядчиков.
• Параллельные работы. Если в зале одновременно монтируются сцена, свет, декор и мебель, бригаду разбивают по зонам.
• Перестановки по ходу события. Смена конфигурации зала требует людей в середине программы.

Готовой формулы нет, поэтому состав бригады считают под конкретную площадку и объём.

Как спланировать логистику

1. Составьте список груза. Что едет, откуда, в каком объёме, есть ли хрупкое или особо ценное.
2. Уточните маршрут. Где разгрузка, какой путь до зала, размеры лифта и проходов.
3. Согласуйте график подъезда. Какие машины и когда приезжают, кто их встречает.
4. Определите очерёдность. Что заносится первым, а что последним, чтобы не переносить одно и то же дважды.
5. Назначьте старшего. Человек, который распределяет бригаду по зонам и держит связь с вами и другими подрядчиками.

Для крупных монтажей бригаду формируют с распределением по зонам и по графику подъезда транспорта. Так люди не простаивают в ожидании машины и не мешают друг другу в зале.

Работа с другими подрядчиками

Грузчики и хелперы часто помогают сразу нескольким командам: декораторам, техникам, кейтерингу, застройщику стенда. Чтобы не было путаницы:

• определите, кто ставит задачи бригаде: ваш менеджер, супервайзер или представитель подрядчика;
• договоритесь о порядке работы с хрупким и дорогим оборудованием: кто упаковывает, кто переносит, кто отвечает;
• уточните у площадки, может ли на погрузке работать привлечённый персонал или только сотрудники площадки.

Если монтаж включает сцены, фермы, свет и экраны, бригаде понадобится поддержка технического персонала. Подробнее о его задачах на странице техников.

Ночной и ранний монтаж

Многие площадки дают окно для заезда только ночью или рано утром, а демонтаж начинается сразу после ухода гостей. Для бригады это значит длинную смену в неудобное время. Заранее продумайте, где люди переодеваются и оставляют вещи, есть ли вода и место для короткого отдыха, как бригада добирается до площадки и обратно. Если монтаж и демонтаж разделены событием, удобно разбить работу на две смены с разным составом: так люди на демонтаже приходят отдохнувшими.

Безопасность

• спецодежда и перчатки, при необходимости защитная обувь;
• тележки, рохли и другие средства перемещения: кто их предоставляет;
• защита пола и стен площадки при переносе;
• правила работы на высоте и с электричеством, если они касаются бригады;
• контакт ответственного за технику безопасности на площадке.

Типичные ошибки

• Бригаду заказывают без учёта пути. Выясняется, что лифт маленький, и всё нужно нести по лестнице.
• Нет графика подъезда. Бригада простаивает, а потом все машины приезжают одновременно.
• Демонтаж не спланирован. После долгого вечера людей не хватает, а площадку нужно освободить.
• Хелперов используют как грузчиков. Тяжёлую работу поручают людям, которые заказаны на подготовку зон и помощь гостям.

Подготовка материалов до события

Хелперы нужны не только на площадке. Накануне события они могут собрать подарочные наборы, разложить раздаточные материалы по пакетам, промаркировать коробки по зонам. Такая работа идёт на складе заказчика или в отдельном помещении площадки. Подробнее о ней — в статье о подготовке подарков и welcome-пакетов.

Ярмарки и маркеты

На ярмарках и маркетах хелперы встречают машины участников, помогают разгрузиться и проводят к местам. Важно заранее получить схему площадки с номерами мест и список участников, чтобы не создавать очередь у въезда.

Инструменты и инвентарь

Тележки, рохли, стремянки, стяжки и упаковочный материал обычно предоставляет заказчик, площадка или подрядчик по оборудованию. Что именно понадобится бригаде и кто это привезёт, стоит обсудить заранее, иначе люди будут на месте, а работать окажется нечем.

Форма бригады

Грузчикам нужна удобная рабочая одежда и закрытая обувь, а хелперам, которые работают на глазах у гостей, — аккуратная форма в стиле события. Требования к внешнему виду указывают в заявке для каждой роли отдельно.

Что указать в заявке

1. Дату, время начала и окончания смен, отдельно монтаж и демонтаж.
2. Адрес площадки и формат мероприятия.
3. Объём и тип груза.
4. Есть ли подъём на этаж и грузовой лифт.
5. Время заезда и выезда транспорта.
6. Задачи хелперов по ходу события.
7. Нужен ли старший бригады.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем грузчиков и хелперов для монтажа, демонтажа и работы на площадке в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России. Работаем 24/7, проводим инструктаж по регламенту площадки, координируем смену через супервайзера и при необходимости организуем замену. Отправить данные можно через форму заявки.

Читайте также

• Технический персонал на мероприятие: кто что делает на площадке
• Аниматоры на детский и семейный праздник для бренда или торгового центра
• Координатор персонала: зачем он заказчику и чем отличается от супервайзера

Частые вопросы

← Все статьи