Персонал для мероприятия в другом городе: как организовать выездной проект

Выездной проект и тур: в чём разница

Если вы проводите серию одинаковых событий в нескольких городах, это промо-тур или роуд-шоу, и там главная задача — единый стандарт в каждой точке. Подробно об этом мы писали в статье о персонале для промо-тура. Эта статья о другом: об одном событии, которое проходит не там, где находится ваша команда. Конференция, форум, корпоратив, презентация или выставка в другом городе требуют своего подхода, потому что вы хуже знаете площадку и не можете заранее встретиться с исполнителями.

Где мы работаем

Собственные команды у нас есть в пяти городах: это столица и Петербург, а также Казань, Екатеринбург и Нижний Новгород. Проекты в других регионах России тоже берём, просто логистику исполнителей для них рассчитываем отдельно. Если ваше мероприятие проходит не в одном из пяти городов, укажите это в заявке сразу: так менеджер учтёт логистику в расчёте с самого начала, а не на этапе согласования.

Единый бриф

На выездном проекте бриф становится главным документом. Вы не сможете показать всё на месте, поэтому всё, что обычно объясняется устно, нужно описать письменно:

• формат события, программу и тайминг;
• роли, количество людей и смены;
• схему площадки с постами;
• требования к внешнему виду и форме;
• легенду, ответы на типовые вопросы, правила поведения;
• контакты ответственных на месте.

Если вы уже проводили похожее событие в своём городе, используйте его бриф как основу и дополните особенностями новой площадки. Структура такого документа разобрана в статье о брифе на персонал.

Площадка, которую вы не видели

Одна из главных сложностей выездного проекта — незнакомая площадка. Запросите у неё максимум информации заранее: схему, фото зон, правила заезда и аккредитации, расположение служебных входов, места для переодевания и отдыха персонала. Передайте всё это подрядчику вместе с брифом. Если площадка требует списки исполнителей для пропусков, уточните формат данных и порядок их передачи.

Координация на расстоянии

Когда ваша команда приезжает незадолго до события, особенно важно, кто держит процесс на месте. Обычно схема такая:

• Ответственный со стороны заказчика принимает решения и утверждает изменения.
• Менеджер проекта подрядчика ведёт подбор, документы и связь до события.
• Супервайзер на площадке руководит командой исполнителей в день мероприятия.

Договоритесь об одном канале связи и о том, кто кому передаёт изменения. Задачи старшего на площадке описаны на странице супервайзеров.

Расчёт и логистика

Если событие проходит в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге или Казани, команду собирают в этом городе. Для других городов логистику считаем отдельно: менеджер уточнит площадку, тайминг и состав команды и включит эти расходы в расчёт. Чем раньше вы сообщите город и даты, тем точнее будет предложение.

В брифе укажите адрес площадки, даты монтажа и самого события, график смен, роли и количество людей на каждой позиции, требования к форме и контакт ответственного на месте. Если площадка выдаёт пропуска, сообщите, какие данные нужны для их оформления.

Связь в день события

Определите, как ваш ответственный и супервайзер будут на связи: общий чат, телефон, рация на площадке. Договоритесь, в какие моменты супервайзер присылает короткие сводки: после сбора команды, после открытия, в конце смены. Так вы видите картину, даже если находитесь в другом зале или ещё в дороге.

Брифинг для команды на месте

Даже если бриф подробный, команде нужен инструктаж на площадке. Хорошо, если ваш ответственный присутствует на нём и сам расскажет о событии и бренде: исполнителям проще понять задачу, когда её объясняет сам заказчик. Если присутствовать не получается, подготовьте короткое видео или презентацию, которую супервайзер покажет команде.

Форма и материалы

Если персонал работает в брендированной форме, решите заранее, как она попадёт в другой город: вы привозите её с собой, отправляете заранее или подрядчик подбирает похожую по вашему описанию. То же касается раздаточных материалов, бейджей, планшетов для регистрации. Укажите в брифе, кто за что отвечает и где материалы будут ждать команду.

Документы

Выездной проект оформляется так же, как и любой другой: по договору аутсорсинга, с актами и счетами. Логистика для городов за пределами пяти основных считается отдельной строкой. Если в одном проекте у вас несколько городов или несколько событий, обсудите заранее, как удобнее оформить документы: одним договором или по каждому событию. Подробнее о формате работы читайте в статье о договоре и документах.

Отчётность

На выездном проекте отчёт особенно ценен: вы не всегда можете лично увидеть всю работу команды. Договоритесь, что войдёт в итоговый отчёт: выход исполнителей, выполнение задач по постам, замечания, фото, если это предусмотрено. Если событие длится несколько дней, полезно получать короткую сводку от супервайзера по итогам каждого дня. Когда в другой город компания вывозит сотрудников на командную игру, полезен материал про тимбилдинг и корпоративный выезд.

Если событие повторяется

Если выездное мероприятие станет регулярным, сохраните бриф, схему постов и замечания из итогового отчёта. В следующий раз подготовка будет проще, а команда сможет учесть опыт прошлого события.

Частые ошибки

• Поздно сообщить город. Логистика учитывается в расчёте не сразу, и бюджет приходится пересматривать.
• Бриф держится в голове. То, что обычно объясняется на месте, не попадает в документ.
• Нет ответственного на площадке. Решения по изменениям некому принимать.
• Форма не доехала. Команда выходит на смену не в том виде, о котором договаривались.
• Не уточнены правила площадки. Списки для пропусков приходят не в том формате.

Что указать в заявке

1. Город, площадку и даты, включая монтаж.
2. Формат события, программу и тайминг.
3. Роли, количество людей и смены.
4. Требования к внешнему виду и кто обеспечивает форму.
5. Контакт ответственного на месте.
6. Правила площадки по аккредитации.
7. Что должно войти в итоговый отчёт.

Как работает Horizon Personal

Персонал для выездных событий мы подбираем как на месте в наших пяти городах, так и для площадок в остальной России, где отдельно считаем дорогу и проживание команды. Собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем 24/7 по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, проводим инструктаж, координируем смены через супервайзера, при необходимости организуем замену и готовим итоговый отчёт.

Читайте также

• Персонал для VIP-приёма и деловой встречи
• Персонал для модного показа и beauty-события
• Персонал для церемонии награждения: номинанты, сцена и зал

Частые вопросы

← Все статьи