Персонал для конференции и деловых мероприятий: регистрация, навигация, залы и гардероб

Четыре участка, где решается впечатление

Деловое мероприятие держится на регламенте. Гости приходят ради программы, и всё, что отвлекает от неё, раздражает: очередь на входе, поиск нужного зала, долгое ожидание микрофона, толпа в гардеробе после закрытия. Поэтому работу персонала на конференции удобно разбить на четыре участка: регистрация, навигация, залы и гардероб. Для каждого нужны свои задачи, свой инструктаж и своя логика расстановки.

Если у вас выставка с деловой программой или крупный форум с монтажом и стендами, посмотрите также наш материал о персонале для выставки и форума. Здесь речь о том, что происходит вокруг программы.

Регистрация

Это первая точка контакта и главный пик нагрузки. Чтобы она прошла гладко, заранее определите:

• Способ регистрации. Поиск по бумажному списку, сканирование QR-кода, печать бейджа на месте, выдача готовых бейджей по алфавиту.
• Категории гостей. Участники, спикеры, партнёры, пресса, VIP. Отдельные стойки или отдельная очередь помогают не смешивать потоки.
• Что выдаётся на входе. Бейдж, программа, welcome-пакет, переводческое оборудование.
• Что делать с гостями не из списка. Кто принимает решение и куда их направлять.

Если регистрация работает в системе на планшетах или ноутбуках, персоналу нужно время на знакомство с ней. Сообщите об этом подрядчику, чтобы предусмотреть обучение на инструктаже. Схемы регистрации подробно разобраны в статье о регистрации гостей.

Навигация

Даже при хороших указателях гости спрашивают дорогу. Хостес на навигации стоят на развилках, у лифтов, у входов в залы и помогают тем, кто опоздал или ищет нужную сессию. Чтобы они отвечали уверенно, дайте им:

• схему площадки с названиями залов;
• программу с временем и местом сессий;
• расположение туалетов, кофе-брейка, гардероба, комнаты для прессы;
• контакт, к которому направлять нестандартные вопросы.

Полезно провести короткий обход площадки вместе с командой до прихода гостей. Если в программе хакатон с ночными сменами и зонами команд, пригодится материал о персонале для IT-конференции и хакатона.

Работа в залах

Микрофоны для вопросов

Когда начинается сессия вопросов, хостес с радиомикрофонами передают слово гостям. Важно договориться о правилах: кто выбирает, кому дать слово, модератор или сама хостес; держит ли она микрофон или передаёт в руки; как поступать, если вопрос затягивается. Чем крупнее зал, тем больше людей нужно на микрофонах, чтобы не было долгих пауз.

Встреча и сопровождение спикеров

Спикера встречают на входе, проводят в комнату для спикеров, на сцену и обратно. На плотной программе это отдельная роль: человек следит за таймингом и заранее приводит следующего выступающего.

Контроль входа в зал

На закрытые сессии пускают по бейджам определённой категории. На популярные выступления может понадобиться ограничение входа, когда зал заполнен. Это тоже задача хостес, а в сложных случаях охраны через ЧОП.

Порядок в зале

Раздача материалов, помощь с рассадкой, сбор анкет обратной связи, проверка зала перед следующей сессией.

Гардероб

Гардероб работает в два пика: на входе и на выходе, причём выход обычно резче, потому что все уходят одновременно. Поэтому гардеробщиков считают под закрытие. Уточните у площадки, есть ли свой гардероб и персонал, сколько вешалок, где хранить крупные вещи и чемоданы. Номерки, секции, багаж и возврат людей на гардероб к финалу подробно разобраны в тексте о гардеробе на мероприятии.

Технические задачи

Технический персонал помогает с презентациями спикеров, звуком, проверкой микрофонов и экранов. Если техническое обеспечение даёт отдельный подрядчик, уточните, кто отвечает за выдачу и сбор радиомикрофонов и переводческих гарнитур, чтобы не было пробелов между командами. Подробнее о задачах на странице технического персонала.

Перерывы и кофе-брейки

Перерыв между сессиями — второй пик после регистрации. Гости одновременно выходят из залов, идут на кофе-брейк, в гардероб, ищут следующую сессию. В этот момент навигации нужно больше людей, а в зоне питания работают официанты и кейтеринг-персонал. Если кейтеринг привозит отдельная компания, уточните, чьи люди убирают посуду и следят за станциями. Хостес в это время помогают гостям найти нужный зал и напоминают о начале следующего блока.

Типичные ошибки

• Одна очередь на регистрацию для всех. Спикеры и VIP стоят вместе с участниками.
• Микрофонов меньше, чем секторов зала. Хостес бегают по проходам, вопросы ждут.
• Персонал не знает программу. На вопрос «где идёт сессия» гостя отправляют в информационный центр.
• Гардероб считают по входу. При закрытии собирается толпа.

Комната спикеров

На конференции с плотной программой спикерам нужна отдельная комната, где можно подготовиться, проверить презентацию и дождаться выхода. Хостес встречают спикеров, отмечают их прибытие, предлагают воду и кофе, передают техникам флешки с презентациями и вовремя провожают к сцене. Модератор или организатор заранее передаёт список спикеров с порядком выступлений.

Пресса

Если на конференцию приходят журналисты, им нужна отдельная регистрация и рабочее место. Хостес проверяют аккредитацию, выдают пресс-материалы, провожают к пресс-зоне и помогают договориться об интервью со спикерами в перерывах. Список аккредитованных СМИ и контакт пресс-службы организатор передаёт заранее.

Обход площадки до открытия

Перед приходом гостей команда вместе с супервайзером проходит маршрут участника: вход, регистрация, гардероб, залы, кофе-брейк, туалеты, выход. Каждый видит свой пост и соседние, а супервайзер проверяет, что таблички залов совпадают с программой. Такой обход занимает немного времени, но снимает большую часть вопросов в первый пик.

Вечерний приём

Многие конференции заканчиваются нетворкингом или фуршетом. Часть команды переходит с регистрации и залов на встречу гостей в зоне приёма, официанты работают на фуршете, а гардероб к этому моменту снова усиливают. Если приём проходит в другом зале или на другой площадке, маршрут и время перехода обсуждают заранее.

Координация

На конференции с несколькими залами персонал распределён по всей площадке. Супервайзер переставляет людей между участками: утром усиливает регистрацию, в перерывы навигацию, вечером гардероб. Он же получает от вас изменения в программе и сообщает их команде.

Что передать подрядчику

1. Программу с залами и временем сессий.
2. Схему площадки.
3. Число участников и категории гостей.
4. Способ регистрации и что выдаётся на входе.
5. Число залов и формат вопросов из зала.
6. Информацию о гардеробе площадки.
7. Требования к языкам и внешнему виду.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал для конференций, деловых завтраков, презентаций и форумов. В базе более 8000 исполнителей, команды собираем от 3 до 120 человек в сутки, крупные проекты считаем отдельно. Проводим инструктаж под вашу программу, координируем работу через супервайзера, при необходимости организуем замену. Отправить данные о конференции можно через форму заявки.

Смежное направление, Horizon Decor: Пресс-волл для мероприятия: размеры, материалы, монтаж

Читайте также

• Персонал на выставку: стендисты, хостес и промоутеры для вашего стенда
• Персонал для организатора выставки или форума: роли по зонам площадки
• Персонал для детской новогодней ёлки компании

Частые вопросы

← Все статьи