Персонал для организатора выставки или форума: роли по зонам площадки

Чем выставка и форум отличаются от других событий

У выставки и делового форума несколько особенностей, которые сильно влияют на работу персонала. Это большие площадки с множеством зон, длинные смены, иногда несколько дней подряд, плотная программа и большое число подрядчиков. Гости приходят с разными целями: одни на конкретную сессию, другие на стенды партнёров, третьи на деловые встречи.

Поэтому персонал здесь нужно планировать не по принципу «сколько людей», а по зонам и этапам: монтаж, открытие, основная работа, закрытие и демонтаж.

Какие роли обычно нужны

Монтаж и демонтаж

До открытия на площадку завозят конструкции, мебель, оборудование и материалы. Здесь работают грузчики и хелперы: разгрузка, перенос, расстановка, упаковка после завершения. Технический персонал помогает с подключением и проверкой оборудования. Чем точнее вы опишете объём работ, тем проще будет рассчитать команду.

Регистрация и встреча гостей

Хостес работают на входе, регистрации, гардеробе и навигации. На форуме добавляются встреча спикеров, сопровождение делегаций, работа в залах с микрофонами и таймингом. Для иностранных гостей нужны люди со знанием языков, это стоит указать сразу. Как подбирают и распределяют таких сотрудников, рассказано в статье о персонале для иностранных гостей.

Работа на стенде

Для стенда компании нужны промоутеры или стендисты: привлечь посетителей, рассказать о продукте, раздать материалы, собрать контакты. Если продукт сложный, исполнителей готовят на инструктаже по вашим материалам, а консультации по деталям стоит оставить вашим специалистам.

Кейтеринг и обслуживание

Кофе-брейки, фуршеты и деловые обеды требуют официантов и кейтеринг-персонала. Если кейтеринг идёт от отдельного подрядчика, уточните, чьи люди обслуживают зоны и кто отвечает за уборку посуды.

Безопасность

Контроль доступа, досмотр, охрана зон с оборудованием. Охрану предоставляют через ЧОП, и её работу важно согласовать с правилами площадки.

Координация

Когда на площадке несколько десятков исполнителей, нужен супервайзер. Он ставит людей на посты, контролирует перерывы, сам закрывает вопросы на площадке и держит связь с вашим менеджером. На крупных событиях бывает несколько супервайзеров по зонам.

Как организовать работу персонала

Разбейте площадку на зоны

Возьмите схему и отметьте зоны: вход, регистрация, гардероб, выставочный зал, конференц-залы, зоны питания, VIP-зона, служебные помещения. Для каждой зоны определите роли и количество постов.

Распишите этапы

Монтаж, открытие, основная программа, вечернее мероприятие, демонтаж. На разных этапах нужны разные люди, и не всем стоит выходить на полную смену.

Продумайте пики

Утренний заезд, перерывы между сессиями, закрытие дня. В эти моменты нагрузка на регистрацию, гардероб и кейтеринг резко растёт. Иногда разумнее добавить людей на пиковые часы, чем держать большую команду весь день.

Учтите многодневный формат

На многодневном форуме заранее распределите смены по зонам: регистрация и гардероб нагружены утром, залы и навигация во время сессий, монтажные команды до открытия и после закрытия. Закрепите за каждой зоной старшего, а ротацию планируйте так, чтобы на ключевых постах оставались люди, которые уже знают площадку. В конце дня супервайзер вместе с вашим менеджером разбирает замечания и обновляет расстановку на следующий день.

Решите вопросы аккредитации заранее

Крупные площадки требуют аккредитации всего персонала. Узнайте у организатора правила, формат данных и порядок прохода, чтобы в день события не было очереди на служебном входе. Отдельно уточните, нужны ли разные пропуска для монтажной команды и для персонала, который работает с гостями, и где исполнители получают бейджи.

Что часто идёт не так

• Персонал не знает площадку. Гости спрашивают дорогу, а исполнители сами впервые видят здание. Помогает схема и короткий обход перед открытием.
• Один человек на несколько точек. Пока хостес помогает в гардеробе, регистрация стоит без людей.
• Монтажная команда задерживается на площадке. Если грузчики и хелперы заказаны впритык, это сдвигает весь график. Обсудите объём работ с запасом.
• Неясно, кто главный. Указания идут от нескольких людей сразу, и команда теряется. Задачи удобнее передавать через супервайзера.

Инструктаж и материалы

Перед выходом на смену исполнители проходят инструктаж под ваши задачи. Чтобы он был полезным, подготовьте:

• схему площадки с отмеченными постами;
• тайминг программы;
• ответы на частые вопросы гостей: где зал, где гардероб, как получить материалы;
• информацию о продукте для работы на стенде;
• контакты ответственных лиц.

Если вы работаете на стенде, расскажите исполнителям о ключевых сообщениях бренда и о том, каких посетителей стоит направлять к вашим специалистам. Так промоутеры не будут перегружать менеджеров случайными контактами и не упустят важных гостей.

Деловая программа форума

На форуме помимо выставочной части идут сессии, панельные дискуссии и встречи. Здесь хостес работают у дверей залов, помогают спикерам пройти на сцену, передают микрофоны в зал и следят, чтобы гости не задерживались в проходах. Если форум отраслевой и собирает членов ассоциации, пригодится материал о персонале для отраслевого съезда.

Стенд партнёра и стенд организатора

Задачи на стенде компании-экспонента и на стойке организатора различаются. На стенде персонал привлекает посетителей, собирает контакты и передаёт заинтересованных гостей специалистам бренда. У организатора главное — информация о программе, схеме павильона и порядке работы площадки. Удобно сразу разделить эти команды в брифе, чтобы люди не переходили между задачами.

Многодневная выставка

Если выставка идёт несколько дней, каждое утро команда собирается на короткий брифинг: что изменилось в программе, какие вопросы гостей звучали накануне, где была очередь. Постоянный состав на всех днях помогает: люди уже знают павильон и стенд и не тратят время на повторное знакомство с площадкой.

Что прислать подрядчику

• формат, даты и площадку, включая монтаж и демонтаж;
• ожидаемое число посетителей и участников;
• схему зон и список постов;
• роли и задачи по каждой зоне;
• требования к языкам, внешнему виду и форме;
• требования к документам и отчёту.

Horizon Personal закрывает все основные роли для выставок и форумов: хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров, супервайзеров и охрану через ЧОП. Работаем 24/7, подбираем от 3 до 120 человек в сутки, а для крупных проектов делаем отдельный расчёт. Есть опыт проектов до 600 человек в сутки.

Если вы экспонент и вам нужна команда только на стенд, читайте статью о персонале на выставочный стенд. Если вы организатор выставки или форума, отправьте детали через форму заявки.

Смежное направление, Horizon Decor: Декор выставочного стенда: как оформить

Читайте также

• Персонал для презентации продукта: от регистрации до демонстрации
• Персонал на открытие магазина или шоурума: поток, промо и подарки
• Промоакция и дегустация в магазине: как подготовить промоутеров

Частые вопросы

← Все статьи