Персонал для презентации продукта: от регистрации до демонстрации

Чем презентация отличается от других событий

На конференции гости слушают спикеров, на корпоративе отдыхают. На презентации продукта главный герой сам продукт, а персонал становится его проводником. Хостес встречают гостей и задают тон, промоутеры показывают продукт и отвечают на вопросы, регистрация отвечает за то, чтобы на событие попали нужные люди: партнёры, пресса, блогеры, клиенты. Ошибка в любом звене видна сразу, потому что на запуск обычно приглашают тех, на кого бренд хочет произвести впечатление.

Какие роли нужны

Хостес на входе и в зале

Хостес встречают гостей, проводят к гардеробу и в зал, рассказывают о программе, помогают с рассадкой. Во время презентации они сопровождают гостей между зонами и помогают модератору, например с микрофонами для вопросов из зала.

Регистрация

На запуск часто приходят разные категории гостей: пресса, партнёры, VIP, блогеры. Для каждой может быть свой поток, свой набор материалов и свой маршрут. Регистрацию стоит планировать по тем же принципам, что и на других событиях: списки, проверка, бейджи, стойка для сложных случаев. Подробнее в статье о регистрации гостей.

Промоутеры и демонстрация продукта

Промоутеры работают в зонах, где гости знакомятся с продуктом: показывают, как он работает, дают попробовать, отвечают на вопросы, раздают материалы и подарки. Демонстрация требует отдельной подготовки: человек должен уверенно обращаться с продуктом и знать ответы на частые вопросы.

Супервайзер

Если зон несколько, а программа насыщенная, нужен человек, который распределяет персонал, следит за таймингом и держит связь с организатором. Он же собирает обратную связь от команды по ходу вечера.

Как подготовить команду к продукту

Персонал на презентации говорит от имени бренда, поэтому подготовка важнее, чем на обычном событии. Что стоит передать команде:

• ключевые сообщения о продукте: что нового, для кого, чем отличается;
• простые формулировки для объяснения гостям без технического жаргона;
• ответы на частые вопросы и то, что говорить, если ответа нет;
• правила обращения с образцами и демонстрационными устройствами;
• темы, которые нельзя обсуждать до официального анонса, если такие есть;
• к кому направлять прессу и вопросы о партнёрстве.

Удобно провести отдельное знакомство с продуктом до мероприятия или в начале смены, чтобы каждый попробовал продукт сам. На этой же встрече удобно пройти тайминг, зоны и правила работы с гостями.

Зоны презентации

• Вход и регистрация. Первый контакт гостя с брендом.
• Зал с основной программой. Рассадка, микрофоны, сопровождение гостей.
• Демо-зоны. Знакомство с продуктом, тест, вопросы.
• Фотозона. Гости снимают контент, а бренд получает упоминания. Здесь пригодится объёмный логотип или название продукта, о которых мы писали в статье об объёмных буквах.
• Выход. Выдача подарков и материалов, благодарность гостям.

От чего зависит состав команды

• число гостей и категорий гостей;
• сколько демо-зон и насколько сложен продукт;
• формат программы: одна презентация или несколько потоков;
• есть ли пресс-подход и отдельная зона для прессы;
• нужна ли раздача подарков на выходе;
• длительность события и время монтажа.

Готовой формулы нет, поэтому состав считают под формат и площадку.

Работа с прессой и блогерами

На запуск часто приглашают журналистов и авторов контента. Им нужен отдельный сценарий: быстрая регистрация, пресс-кит, место для работы, доступ к спикерам и продукту для съёмки. Хостес сопровождают прессу по маршруту, напоминают о времени пресс-подхода и помогают найти представителя бренда. Заранее определите, кто из команды бренда отвечает на вопросы журналистов, чтобы персонал не пытался комментировать продукт за пределами своих материалов. Если запуск устроен как показ коллекции или beauty-событие, пригодится материал о персонале на модный показ.

Внешний вид

На запуске внешний вид персонала становится частью айдентики события. Это может быть брендированная одежда в цветах продукта или единый дресс-код. Обсудите заранее, кто предоставляет форму, какие нужны размеры и где персонал переодевается.

Типичные ошибки

• Персонал не знает продукт. Гость задаёт простой вопрос, а в ответ слышит «уточню».
• Все гости в одном потоке. VIP и пресса стоят в общей очереди.
• Демо-зона без ответственного. Образцы лежат без присмотра, а гости не понимают, что делать.
• Подарки раздают на входе. Гости носят пакеты весь вечер, а часть подарков уходит случайным людям.
• Нет плана на пик. После официальной части все гости одновременно идут в демо-зону, и там образуется толпа.

Пресс-наборы и подарки

На презентации гости часто получают пресс-кит, образец продукта или фирменный подарок. Наборы собирают заранее, подписывают для конкретных гостей и выдают на выходе или после демонстрации. Если подарков много, их комплектацию удобно поручить хелперам, об этом рассказано в статье о подготовке подарков.

Демонстрационная зона

Если продукт можно попробовать руками, у каждой зоны демонстрации нужен человек, который знает основные функции и может показать их гостю. Технические вопросы он передаёт специалистам компании, а сам следит за порядком в очереди и сохранностью образцов.

Онлайн-аудитория

Презентацию часто транслируют в интернете. Персонал помогает спикерам выйти к камере вовремя, передаёт микрофон гостям в зале во время вопросов и следит, чтобы проходы перед камерой оставались свободными.

После презентации

Когда официальная часть закончилась, гости остаются общаться и пробовать продукт. Это хорошее время для сбора контактов и обратной связи, поэтому часть команды остаётся на точках до конца события.

Регистрация прессы

Журналисты и блогеры часто приходят по отдельному списку и получают свой набор материалов. Для них удобно выделить отдельную стойку регистрации, где хостес сверяют список аккредитации и провожают гостей в зону для прессы, к подходу или на интервью со спикерами.

Что указать в заявке

1. Дату, время, адрес площадки и формат презентации.
2. Число гостей и их категории.
3. Роли и количество персонала по зонам.
4. Описание продукта и что нужно делать в демо-зонах.
5. Требования к внешнему виду и форме.
6. Время знакомства с продуктом и брифинга.
7. Контакт ответственного со стороны бренда или агентства.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал для презентаций и запусков: хостес, промоутеров, персонал регистрации, супервайзеров. Проводим отбор под задачу, инструктаж и супервайзинг смены, после мероприятия готовим итоговый отчёт. Отправить данные можно через форму заявки.

Читайте также

• Персонал на открытие магазина или шоурума: поток, промо и подарки
• Промоакция и дегустация в магазине: как подготовить промоутеров
• Персонал для организатора выставки или форума: роли по зонам площадки

Частые вопросы

← Все статьи