Персонал для открытия отеля и гостиницы

Почему отелю нужен привлечённый персонал

К моменту открытия у отеля уже есть своя команда, но она занята запуском: заселение первых гостей, настройка процессов, обучение. Событие для партнёров и прессы — отдельная нагрузка, которая требует людей на входе, в зале и на маршрутах. Привлечённая команда закрывает именно эту часть: встречает, направляет, обслуживает приём, а штатные сотрудники остаются на своих местах.

Форматы открытия

• Торжественная церемония с перерезанием ленты, выступлениями и фуршетом.
• Презентация для партнёров: туроператоры, агентства, корпоративные клиенты.
• Пресс-тур для журналистов и блогеров с показом номеров и ресторанов.
• Гала-ужин или вечерний приём в ресторане или банкетном зале отеля.
• Дни открытых дверей для организаторов мероприятий и деловых клиентов.

Кто нужен на открытии

Основу команды составляют хостес на входе и регистрации, навигаторы на маршрутах по зданию, официанты и кейтеринг-персонал на фуршете или ужине, гардеробщики. Если в программе есть семейная часть, могут понадобиться аниматоры. Для монтажа и логистики подключают хелперов и грузчиков, для помощи с оборудованием — техников. Охрана — только через лицензированный ЧОП. Работу всей смены ведёт супервайзер, он же на связи с организатором и менеджментом отеля.

Встреча гостей

Гости открытия приезжают на машинах, трансферах, иногда группами. Хостес встречают их у входа, помогают с гардеробом, направляют к регистрации. Если гостей привозят трансфером из аэропорта или от вокзала, встречу можно организовать уже в точке посадки. Подробно о таких задачах — в статье о выездной регистрации и трансфере.

Регистрация

На партнёрских открытиях вход обычно идёт по спискам: туроператоры, клиенты, пресса, официальные лица. Стойку регистрации делят по категориям, а для прессы и VIP-гостей выделяют отдельного сотрудника. Хостес выдают бейджи, программу и, если предусмотрено, подарки.

Маршруты по отелю

Главная часть открытия — показ пространства. Гостей проводят по лобби, ресторанам, конференц-залам, спа-зоне и номерам разных категорий. Экскурсию по номерам обычно ведёт отдельная команда отеля, а привлечённые навигаторы стоят на развилках, у лифтов и у входов в залы, помогают группам не потеряться и вовремя вернуться к основной программе. О работе с потоком гостей — в материале о навигаторах.

Приём и фуршет

Официанты на открытии отеля работают в стандартах заведения: подача, внешний вид, манера общения. Если ресторан отеля сам готовит угощение, привлечённые официанты усиливают зал там, где штатной команды не хватает. Перед стартом проводят брифинг по меню, схеме зала и стандартам сервиса. Похожая логика описана в статье о персонале на открытие ресторана.

Работа рядом со штатной командой

На открытии в одном здании работают сразу две команды: сотрудники отеля и привлечённый персонал. Чтобы гости этого не замечали, до события согласуют, кто где стоит, кто отвечает на вопросы о номерах и услугах, а кто — о программе вечера. Вопросы о бронировании и условиях проживания привлечённая команда передаёт сотрудникам отеля, не пытаясь отвечать сама.

Внешний вид

Форма персонала должна сочетаться со стилем отеля. Это может быть классический деловой образ, форма в цветах бренда или элементы, повторяющие униформу штатной команды. Главное — чтобы гость не путал привлечённого сотрудника с администратором ресепшн там, где это важно.

Если отель за городом

Загородные курортные отели открываются с выездной программой: трансфер, проживание гостей, несколько дней событий. Команде нужна логистика до площадки и, возможно, проживание, это обсуждаем при заявке. Особенности таких проектов описаны в тексте о выездной конференции в загородном отеле.

Монтаж и подготовка

До открытия в отеле ставят сцену, фотозоны, навигацию, оборудование. Грузчики и хелперы помогают с разгрузкой, переносом и расстановкой мебели. Работы идут в здании, где уже живут или скоро заселятся гости, поэтому команда работает аккуратно и соблюдает правила по шуму и служебным маршрутам.

Инструктаж

До прихода гостей команда проходит брифинг у супервайзера: программа, план здания, маршруты, категории гостей, ответы на частые вопросы, контакты ответственных со стороны отеля. Важно, чтобы каждый сотрудник знал, куда провести гостя, где туалеты, лифты, гардероб и зона для курения.

Пресс-тур

Для журналистов и блогеров открытие часто проводят отдельным блоком: небольшие группы, плотный график, показ ключевых зон и интервью с менеджментом. Хостес встречают прессу, выдают пресс-материалы, следят за временем и провожают группу между точками. Важно, чтобы сотрудник знал, где проходят интервью и где фотографам разрешено снимать, а где нет. Пресс-группе удобно выделить своего сопровождающего на весь маршрут.

Презентация для бизнес-клиентов

Если отель рассчитывает на деловых гостей и организаторов событий, открытие включает показ конференц-залов и банкетных пространств. Навигаторы проводят гостей по залам, хостес встречают у входа в каждый зал и выдают материалы о площадке. Вопросы об условиях аренды залов и бронировании гостей направляют к менеджерам отеля, которые ведут продажи.

Гардероб и вещи гостей

В холодный сезон гардероб на открытии становится узким местом: гости приходят почти одновременно. Если штатный гардероб отеля небольшой, его усиливают привлечёнными сотрудниками или ставят дополнительный мобильный гардероб рядом с залом приёма.

Если открытие идёт несколько дней подряд, состав команды и расстановку можно менять под программу каждого дня.

Частые ошибки

• Не согласованы зоны между штатной и привлечённой командой.
• Нет навигаторов на маршрутах по большому зданию.
• Персонал отвечает на вопросы о бронировании вместо сотрудников отеля.
• Форма не сочетается со стилем отеля.
• Инструктаж проводят без прохода по маршруту.

Что передать подрядчику

• Формат открытия, дату и программу.
• План отеля и маршруты показа.
• Число и категории гостей.
• Стандарты сервиса и требования к форме.
• Контакты менеджмента отеля на день события.

Как работает Horizon Personal

На открытия отелей и гостиниц мы выводим хостес, официантов, кейтеринг-персонал, промоутеров, аниматоров, техников, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрану подключаем через лицензированный ЧОП. Отбираем людей под стиль отеля, проводим инструктаж по маршрутам и стандартам сервиса, ведём супервайзинг от встречи первых гостей до финала программы.

Принимаем заявки 24/7. Работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, база — больше 8000 исполнителей по 11+ ролям. География: Москва, Нижний Новгород, Санкт-Петербург, Казань, Екатеринбург, а также выезды по России. Сотрудничаем по договору аутсорсинга, закрываем проект актами, счетами и итоговым отчётом, при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф
• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре
• Персонал для банковского и финансового мероприятия

Частые вопросы

← Все статьи