Персонал на корпоратив: какие роли бывают нужны и как составить бриф

Чем корпоратив отличается от других событий

На корпоративе гости знают друг друга, а главная цель — чтобы сотрудники отдохнули и почувствовали внимание компании. Персонал здесь не должен быть заметен как отдельная служба. Его задача в том, чтобы всё работало само собой: гостей встретили, раздели, проводили, вовремя подали напитки, программа шла без пауз.

При этом форматы сильно различаются. Новогодний банкет в ресторане, летний выезд на загородную площадку, семейный день с детьми, юбилей компании в арендованном лофте. Под каждый формат нужна своя команда, поэтому начинать стоит не со списка ролей, а с описания вечера глазами гостя.

Пройдите вечер глазами гостя

Представьте путь сотрудника от входа до разъезда и отметьте, где ему нужен человек:

1. Приезд: парковка, трансфер, встреча у входа.
2. Вход: проверка по списку, выдача браслетов или бейджей, гардероб.
3. Welcome-зона: напитки, фотозона, навигация к залу.
4. Основная часть: рассадка, обслуживание столов, программа на сцене.
5. Развлечения: интерактивы, мастер-классы, детская зона.
6. Финал: выдача подарков, гардероб, разъезд.

Каждый пункт превращается в задачу, а задачи складываются в роли.

Какие роли бывают нужны

Встреча и навигация

Хостес встречают гостей, проверяют списки, помогают с рассадкой и подсказывают дорогу. На выездном корпоративе к ним добавляется навигация от парковки или трансфера до площадки.

Обслуживание

Если на площадке нет своего обслуживания, нужны официанты и кейтеринг-персонал: сервировка, подача, уборка посуды, работа на фуршетных станциях. Уточните, кто отвечает за обслуживание: ресторан, кейтеринговая компания или вы заказываете людей отдельно. Подробнее в статье об официантах на банкет и фуршет.

Развлечения

Аниматоры нужны, если на празднике будут дети или запланированы интерактивные активности для взрослых. Для детской зоны особенно важно описать возраст детей и формат занятий.

Техническая часть

Техники помогают со звуком, светом, экранами и подключением оборудования. Если технику привозит отдельный подрядчик, уточните, нужны ли ему дополнительные руки.

Монтаж и реквизит

Грузчики и хелперы разгружают декор, мебель, подарки, расставляют реквизит и собирают всё после праздника.

Безопасность и координация

Охрана через ЧОП нужна, если площадка открытая, гостей много или на входе требуется контроль. Когда ролей больше двух-трёх, команде нужен супервайзер, который держит связь с вами и ведущим.

Факторы, от которых зависит состав команды

• Число гостей и характер заезда. Все приезжают одновременно на трансфере или постепенно.
• Формат питания. Банкет с рассадкой, фуршет, станции.
• Площадка. Ресторан со своим персоналом или пустой зал, где всё нужно организовать с нуля.
• Программа. Сколько блоков, есть ли выход гостей на сцену, награждение, вынос подарков.
• Дети. Наличие детской зоны и отдельной программы.
• Длительность. На долгом вечере команде нужны перерывы и ротация.

Что указать в брифе

• формат праздника и тему, если она есть;
• дату, адрес площадки, время прихода персонала и окончания работы;
• число гостей и есть ли среди них дети;
• сценарий вечера по блокам;
• какие задачи закрывает площадка, а какие нужно закрыть вам;
• дресс-код персонала: нейтральная форма или костюмы в теме вечера;
• кто ваш контакт на площадке и кто ведёт программу.

Подробный разбор структуры брифа есть в статье о том, как составить бриф на персонал.

Корпоратив от агентства и от компании

Если корпоратив организует event-агентство, персонал обычно нужен как часть общего решения, а задачи ставит продюсер. Если праздник готовит сама компания, например отдел HR или административная служба, часто не хватает человека, который возьмёт на себя координацию команды. В этом случае стоит сразу заложить супервайзера: он разгрузит организатора, который в этот вечер ещё и общается с руководством и гостями.

Выездной корпоратив

Загородная база, парк-отель или открытая площадка добавляют задачи, которых нет в городском ресторане. Гостей нужно встретить у трансфера и проводить до места, на большой территории нужна навигация между зонами, а реквизит и декор приходится разгружать вдали от входа. Если программа идёт до позднего вечера, продумайте, как персонал доберётся домой, и учтите это при расчёте. Для поездки команды в другой город логистику считают отдельно. Если на выезде вместо банкета командная программа со станциями и заданиями, пригодится текст о персонале для тимбилдинга.

На открытом воздухе важно и бытовое: где команда переодевается, где укрывается от дождя, где хранит вещи. Эти вопросы стоит решить с площадкой ещё на этапе брифа.

Брифинг перед стартом

Команда приходит на площадку раньше гостей с запасом, чтобы переодеться, получить задачи и пройти зал. Супервайзер или старший проводит брифинг: кто стоит на входе и гардеробе, кто отвечает за рассадку, в какой момент выносят подарки, по какому сигналу официанты меняют подачу. Если есть ведущий, полезно, чтобы он коротко рассказал команде о сценарии и ключевых точках вечера. На брифинге же раздают списки гостей, схему рассадки и контакт ответственного от компании.

Ход вечера по блокам

Корпоратив удобно разложить на блоки и для каждого записать, кто из команды за что отвечает:

• Встреча. Хостес на входе, гардероб, welcome-зона.
• Открытие. Рассадка, подача первых блюд, готовность техники к выступлению руководства.
• Программа. Сопровождение участников на сцену, интерактивы, детская зона.
• Финал. Выдача подарков, усиление гардероба, проводы к трансферу.

Такая таблица помогает перебросить людей между задачами: после встречи часть хостес переходит в зал, а к концу вечера возвращается на гардероб.

Типичные пробелы в подготовке

• Гардероб остаётся без людей. Площадка считает, что это задача организатора, а организатор думает наоборот.
• Нет никого на выдаче подарков. В финале ведущий объявляет вручение, а раздавать некому.
• Детская зона без отдельной команды. Аниматоров ставят «на подхвате», и дети остаются без внимания.
• Монтаж и демонтаж не учтены. После праздника реквизит и подарочные коробки некому собрать.

Мелочи, о которых стоит договориться

• Может ли персонал фотографироваться с гостями и снимать происходящее.
• Как отвечать на вопросы о программе и подарках.
• Что делать, если гость просит о чём-то вне задач персонала.
• Где команда переодевается, хранит вещи и отдыхает.

Как работает Horizon Personal

Мы подбираем персонал на корпоративы в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, Казани и по всей России, логистику для других городов считаем отдельно. В базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей. Проводим отбор и инструктаж под ваш сценарий, координируем смену, при необходимости организуем замену. Работаем по договору аутсорсинга персонала, после праздника вы получаете акты, счета и итоговый отчёт.

Расскажите о вашем празднике в заявке, и мы предложим состав команды.

Смежное направление, Horizon Decor: Оформление корпоратива: декор, фотозона, сцена

Читайте также

• Персонал на новогодний корпоратив: что учесть в декабре
• Персонал на семейный день компании и день здоровья
• Персонал для открытия отеля и гостиницы

Частые вопросы

← Все статьи