Дресс-код и форма персонала на мероприятии: как согласовать с подрядчиком

Почему форму нужно обсуждать заранее

Внешний вид персонала кажется мелочью до тех пор, пока на площадке не выясняется, что половина команды пришла в чёрном, половина в тёмно-синем, а брендированные футболки привезли одного размера. Форма влияет на восприятие бренда, на узнаваемость персонала в толпе и на удобство работы. Поэтому её стоит согласовать с подрядчиком на этапе брифа, а не в день события.

Дресс-код или брендированная форма

Дресс-код

Персонал приходит в своей одежде по описанным правилам: например, чёрный низ, белый верх, классическая обувь. Это удобно, когда нужна аккуратная нейтральная команда, а бренд не требует фирменных цветов. Важно описать дресс-код конкретно, а не словами «строго» или «нарядно», которые каждый понимает по-своему.

Брендированная форма

Футболки, худи, жилеты, кепки, фартуки, платья или костюмы в цветах бренда. Такую форму обычно используют на промо-акциях, фестивалях, запусках продуктов и выставках, где персонал должен быть частью айдентики.

Комбинированный вариант

Бренд предоставляет верх или аксессуар, например футболку, шарф или бейдж, а остальное персонал подбирает по дресс-коду. Это частый компромисс, если форму нужно сделать быстро или на небольшую команду.

Что описать в брифе

• Кто предоставляет форму. Бренд, агентство или подрядчик.
• Состав комплекта. Верх, низ, обувь, верхняя одежда, аксессуары.
• Цвета и материалы. С примерами или фото.
• Размеры. Нужна ли размерная сетка от подрядчика по персоналу.
• Обувь. Цвет, каблук или удобная обувь для долгой смены на ногах.
• Внешний вид. Причёска, макияж, аксессуары, украшения, если для бренда это важно.
• Бейджи. С именем или без, кто изготавливает.
• Возврат. Нужно ли вернуть форму после события и в каком виде.

Шаблон брифа со всеми разделами есть в статье о брифе на персонал.

Форма под разные роли

Если на событии работают разные роли, форму удобно различать. Хостес на входе могут быть в более нарядном комплекте, промоутеры в зоне активации в брендированных футболках, хелперы и грузчики в удобной рабочей одежде. Супервайзера и старших удобно выделить цветом или аксессуаром, чтобы гости и команда сразу понимали, к кому обращаться. Внешний вид охраны, которую мы обеспечиваем через ЧОП, стоит обсудить отдельно.

Форма под условия площадки

• Улица. Учитывайте погоду: дождевики, тёплые слои, головные уборы от солнца. Форма должна оставаться узнаваемой поверх тёплой одежды.
• Долгая смена. Удобная обувь и ткани, в которых комфортно весь день.
• Работа с едой. Фартуки, головные уборы и требования кейтеринга.
• Монтаж. Рабочая одежда, перчатки, при необходимости защитная обувь.
• Вечернее событие. Более строгий или нарядный дресс-код под формат гостей.

Логистика формы

Если форму предоставляет бренд, продумайте, как она попадёт к персоналу. Договоритесь, куда и когда её привезти, кто принимает и раздаёт комплекты, где персонал переодевается и хранит личные вещи. На крупном событии удобно разложить форму по размерам заранее и выдавать по списку. После события форму собирают, если её нужно вернуть, и фиксируют, что осталось у персонала, если это подарок.

Внешний вид помимо одежды

Форма задаёт общий стиль, но впечатление складывается и из деталей. Если для бренда важны причёска, макияж, маникюр, отсутствие ярких украшений или видимых татуировок, это стоит прописать в брифе так же конкретно, как цвета одежды. Подрядчик учтёт требования при подборе и напомнит о них на инструктаже. Чем точнее описание, тем меньше споров на площадке и тем быстрее команда выглядит единой.

Если требования меняются

Бывает, что бренд меняет решение по форме уже после брифа: добавляет аксессуар, меняет цвет или привозит другой комплект. Сообщите об изменениях подрядчику как можно раньше и уточните, как они повлияют на подбор, размеры и выдачу. Новые требования нужно включить в инструктаж, чтобы вся команда пришла в одинаковом виде.

Примерка и запас

Чем раньше подрядчик по персоналу получит размерную сетку и количество комплектов, тем меньше сюрпризов в день события. Полезно предусмотреть запасные комплекты популярных размеров на случай, если что-то не подойдёт или состав команды изменится.

Форма для промоакций

На промоакциях форма работает как часть сообщения бренда. Промоутеры часто выходят в футболках, куртках или жилетах с логотипом, а иногда в костюмах под тему кампании. Уточните, сколько комплектов нужно на всю команду с учётом смен и как форма возвращается после события. Если костюм требует особой посадки, пришлите размерную сетку заранее, чтобы отбор шёл с учётом этих параметров.

Где переодеться и оставить вещи

Исполнителям нужно где-то переодеться и оставить личные вещи. На площадке для этого подходит служебная комната, отгороженный угол за сценой или часть склада. Чем ближе эта зона к постам, тем быстрее проходит пересменка. На длинном событии там же удобно организовать отдых и питание, подробнее в статье о сменности и питании персонала. Укажите такую зону в брифе, и супервайзер заранее распределит её между ролями.

Погода и сезон

Для уличных событий форма зависит от сезона. Летом важны лёгкие ткани, головные уборы и вода для команды, зимой нужны тёплые слои под брендированную одежду и возможность греться между выходами на пост. Если форму выдаёте вы, подумайте о варианте на случай дождя или холода. Мы учитываем такие условия при инструктаже и подсказываем, что стоит предусмотреть для команды на открытой площадке, включая запасную обувь и дождевики.

Типичные ошибки

• Общие слова вместо описания. «Деловой стиль» без уточнения цвета и обуви.
• Форма приезжает в день события. Нет времени разобрать размеры.
• Нет места для переодевания. Персонал переодевается в туалете или в зале.
• Не учтена погода. Брендированную футболку закрывает куртка.
• Неудобная обувь. К середине смены команда устаёт, и это видно гостям.

Как работает Horizon Personal

Если вы заказываете персонал на серию событий, форму удобно описать один раз и прикладывать к каждой заявке. Так команда на разных площадках выглядит одинаково, а у подрядчика всегда под рукой актуальные требования.

Мы согласовываем внешний вид персонала на этапе брифа и включаем требования к форме в инструктаж. Если форму предоставляет бренд, договариваемся о размерах, выдаче и возврате. Отправить бриф можно через форму заявки.

Читайте также

• Чек-лист заказчика в день мероприятия: как проверить работу персонала
• Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки
• Срочный подбор персонала на мероприятие: что подготовить, чтобы ускорить

Частые вопросы

← Все статьи