Глоссарий event-персонала для заказчика

Как пользоваться глоссарием

Термины сгруппированы по смыслу: роли, подготовка, площадка и смены, документы. Определения короткие, а там, где тема требует подробностей, мы даём ссылку на отдельную статью. Если в брифе или расчёте встретилось слово, которого здесь нет, просто спросите менеджера: проще уточнить сразу, чем по-разному понимать задачу.

Роли

Хостес. Встречает гостей, проверяет списки, регистрирует, помогает с навигацией и рассадкой, отвечает на вопросы. Подробнее на странице хостес.
Промоутер. Привлекает внимание к бренду: раздаёт материалы, проводит семплинг и дегустации, консультирует, собирает контакты по механике акции.
Стендист. Работает на выставочном стенде экспонента: встречает посетителей, рассказывает о продукте, передаёт заинтересованных гостей менеджерам компании.
Супервайзер. Старший над исполнителями на площадке: отвечает за расстановку, график перерывов, решения в моменте и связь с заказчиком. Подробнее на странице супервайзеров.
Координатор. Слово используют по-разному: так называют и ответственного со стороны заказчика, и старшего от подрядчика. Поэтому в брифе стоит уточнить, кого именно вы имеете в виду.
Менеджер проекта. Ведёт ваш заказ со стороны подрядчика от первого запроса до закрывающих документов, включая расчёт и подбор команды.
Хелпер. Универсальный помощник: подготовка зон, расстановка мебели, раздача материалов, помощь другим службам по ходу события.
Грузчик. Работает с грузами на монтаже и демонтаже: разгрузка, перенос, сборка и вывоз оборудования.
Аниматор. Ведёт игровую программу для детей или взрослых: конкурсы, мастер-классы, работа в ростовых костюмах, вовлечение гостей в активности бренда.
Кейтеринг-персонал. Работает в связке с кейтерингом: сервировка, подача, фуршетные станции, уборка посуды.

Подготовка

Бриф. Документ, в котором вы описываете подрядчику задачу: формат события, роли, количество людей, даты, площадку, требования к внешнему виду. Как его собрать, рассказано в статье о брифе на персонал.
Брифинг. Инструктаж команды перед стартом: суть события, посты, тайминг, ответы на типовые вопросы гостей, правила связи. Не путайте с брифом. Подробнее в статье о брифинге персонала.
Легенда бренда. Короткий текст о продукте и акции, который промоутер или стендист говорит гостям своими словами. Его готовят вместе с брендом до брифинга.
Механика. Порядок действий в акции: что делает гость, что получает и при каких условиях.
Тайминг. Расписание события по этапам: заезд, открытие, программа, перерывы, закрытие. Для персонала тайминг показывает, кто и когда выходит на пост.
Дресс-код. Требования к внешнему виду: одежда, обувь, причёска, аксессуары. Иногда вместо него используют брендированную форму.
Пост. Конкретное место, за которое отвечает исполнитель: стойка регистрации, вход в зал, гардероб, точка раздачи.

Площадка и смены

Монтаж. Подготовка площадки до прихода гостей: завоз и сборка оборудования, декора, мебели, стендов.
Демонтаж. Разбор и вывоз всего, что привезли на площадку, после окончания события.
Заезд. Порядок, по которому подрядчики и персонал попадают на площадку: служебный вход, разгрузка, точка сбора.
Welcome-зона. Пространство у входа, где гостей встречают: регистрация, гардероб, напитки, фотозона, первая навигация.
Аккредитация. Оформление допуска на площадку: списки, бейджи, пропуска. Для персонала данные обычно передают организатору заранее, по его правилам.
Навигация. Указатели и люди, которые помогают гостям найти залы, зоны и выходы.
Смена. Отрезок работы исполнителя с началом, окончанием и перерывами, которые согласуют в расчёте.
Ротация. Смена людей на постах, чтобы закрыть перерывы, снизить усталость или чередовать задачи.
Пересменка. Передача поста от одной смены другой: что произошло, какие есть изменения, на что обратить внимание.
Резерв. Исполнители, которые не закреплены за постом и подключаются там, где нагрузка выше.
Замена. Выход другого исполнителя вместо того, кто не может работать. Если исполнитель не может выйти, при необходимости организуем замену.
Пик. Момент максимальной нагрузки: утренний заезд гостей, перерыв между сессиями, закрытие. Под пики планируют дополнительные посты или резерв.
Семплинг. Раздача пробников продукта гостям или покупателям.

Расстановка и управление

Штатное расписание. Таблица ролей, постов и смен с указанием старших. Как его собрать, рассказано в статье о штатном расписании мероприятия.
Схема постов. План площадки, на котором отмечены места работы каждого исполнителя и маршруты между зонами.
Старший поста. Исполнитель, который отвечает за небольшую группу на одном участке и передаёт информацию супервайзеру.
Супервайзинг. Контроль работы команды на площадке: проверка постов, перерывов, внешнего вида и выполнения механики.
Отбор. Подбор исполнителей из базы под требования конкретного события: роль, опыт, внешний вид, знание языков.
Инструктаж. Подготовка исполнителей к задаче. Общая часть может пройти заранее, а на площадке её дополняет брифинг.

Работа с гостями

Поток. Движение гостей по площадке. Его планируют, чтобы не возникали заторы у входа, гардероба и сцены.
Список гостей. Перечень приглашённых, по которому хостес проводят регистрацию. Часто делится на категории.
VIP-зона. Отдельное пространство для особых гостей с собственным входом и закреплённым персоналом.
Бейдж. Карточка с именем и статусом участника, которую выдают на регистрации.
Зона выдачи. Место, где гостям вручают подарки, материалы или пробники. Её размещают так, чтобы очередь не мешала проходу.
Точка сбора. Заранее выбранное место, куда команда приходит к началу смены и возвращается после перерывов, чтобы супервайзер видел, кто на месте.
Стоп-лист. Перечень того, чего исполнителям нельзя делать: давать гостям обещания от имени бренда, пропускать людей без списка, покидать пост без предупреждения.

Документы и итоги

Договор аутсорсинга персонала. Договор, по которому подрядчик предоставляет исполнителей под ваше событие. По нему оформляются акты и счета.
Итоговый отчёт. Документ после мероприятия: как прошла работа, какие были замечания и что стоит учесть в следующий раз.
Расчёт. Предложение подрядчика по составу команды и стоимости. Он зависит от ролей, количества людей, длительности смен, города и требований к исполнителям.

Как это устроено в Horizon Personal

Мы работаем 24/7 и собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт, есть опыт до 600 человек в сутки. В базе более 8000 исполнителей по 11+ ролям: хостес, официанты, промоутеры, охрана через ЧОП, аниматоры, техники, кейтеринг-персонал, менеджеры, супервайзеры, грузчики, хелперы. Мы проводим отбор и инструктаж, ведём супервайзинг смен, работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами и готовим итоговый отчёт. Если какой-то термин в нашем расчёте непонятен, спросите менеджера, он объяснит на примере вашего события.

Частые вопросы

Чем бриф отличается от брифинга?

Бриф — это документ, который вы отправляете подрядчику, чтобы он подобрал команду. Брифинг — инструктаж самой команды перед стартом мероприятия.

Чем супервайзер отличается от координатора?

Супервайзер руководит исполнителями на площадке. Координатором называют и ответственного со стороны заказчика, и старшего от подрядчика, поэтому роль стоит уточнить в брифе.

Что такое легенда бренда для промоутера?

Это короткий текст о продукте и акции, который исполнитель говорит гостям своими словами. Его готовят до брифинга и проговаривают с командой.

Что такое штатное расписание мероприятия?

Это таблица ролей и постов на событии: кто где стоит, в какие смены работает и кому подчиняется. Её составляют по брифу и используют на брифинге и при проверке расстановки.

Опишите ваше мероприятие в заявке, и менеджер поможет составить бриф и подобрать команду.

Оставить заявку

← Все статьи

Заявка

Связь

Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки