Чек-лист заказчика в день мероприятия: как проверить работу персонала

Назначьте одного ответственного

В день мероприятия у вас много задач, поэтому вопросы по персоналу удобно закрепить за одним человеком. Он держит связь с супервайзером подрядчика, принимает решения об изменениях и знает тайминг. Передайте его контакт подрядчику заранее и договоритесь о канале связи: телефон, мессенджер, рация. Если со стороны заказчика работают несколько людей, определите, чьи указания главные. Удобно, если у ответственного под рукой схема площадки с постами и список исполнителей: так проще быстро сверять расстановку. Как распределить эти роли, мы разбирали в статье о координаторе персонала.

Заезд и отметка

Первое, что стоит проверить, это сбор команды. Уточните у супервайзера:

• все ли исполнители пришли и как отмечен их выход на смену;
• прошли ли люди аккредитацию и получили бейджи или пропуска;
• где точка сбора, служебный вход и место для переодевания;
• где исполнители оставляют личные вещи;
• соответствует ли внешний вид согласованному дресс-коду.

Внешний вид удобнее проверить до выхода на посты, когда команда собрана в одном месте. Если форма выдаётся на площадке, убедитесь, что размеры подошли всем. О том, как согласовать требования заранее, читайте в статье о дресс-коде и форме персонала.

Брифинг перед стартом

Убедитесь, что брифинг прошёл и команда знает главное: суть события, свои посты, тайминг, ответы на типовые вопросы гостей и к кому обращаться в сложной ситуации. Если на площадке что-то поменялось с момента брифа, например перенесли зону или изменили порядок входа, передайте это супервайзеру до старта. Хорошо, если ваш ответственный присутствует на брифинге хотя бы на первой части. Структура инструктажа подробно разобрана в статье о брифинге персонала.

Расстановка по постам

Перед открытием пройдите по площадке вместе с супервайзером. Проверьте:

• каждый ли пост занят и знает ли исполнитель границы своей зоны;
• есть ли у людей всё нужное: списки, материалы, планшеты, рации;
• понимают ли они, куда направлять гостей и где ближайшие выходы;
• не закрывают ли посты проходы и не мешают ли другим службам.

Если пост оказался неудобным, переставьте его до прихода гостей, а не во время пикового потока.

Во время события

Типичная ошибка заказчика в этот момент — давать задачи исполнителям напрямую в обход супервайзера. Люди получают противоречивые указания, а супервайзер теряет картину. Все изменения передавайте через него: он перераспределит команду и проследит, чтобы посты остались закрыты. Подробнее о его зоне ответственности читайте в статье о супервайзере на мероприятии.

Замечания удобно записывать по ходу: что сработало, где возникла очередь, какой вопрос гостей оказался неожиданным. Это пригодится при разборе.

Перерывы

Перерывы согласуются при расчёте, но в день события важно, чтобы они не пришлись на пики. Уточните у супервайзера график: кто и когда уходит, кто закрывает пост на это время. Проверьте, где команда отдыхает, есть ли вода и питание, если вы о них договаривались. Пост, оставленный без присмотра на время перерыва, — это то, что гости замечают первым.

Пересменка

Если мероприятие длинное и команда меняется, пересменка должна пройти без пустых постов. Проверьте, что новая смена:

• пришла до ухода предыдущей и прошла короткий инструктаж;
• получила передачу: что уже произошло, какие гости ожидаются, что изменилось в тайминге;
• получила материалы, бейджи и оборудование с поста;
• знает контакт супервайзера, если он тоже сменился.

Если что-то идёт не так

Опоздание, конфликт с гостем, новая задача, на которую не хватает людей: сообщите супервайзеру и, если нужно, менеджеру проекта. Если исполнитель не может продолжать работу, при необходимости организуем замену. Любое изменение задач по ходу события стоит коротко зафиксировать в переписке, чтобы потом учесть его в документах.

Завершение и после события

В конце дня проверьте, что материалы собраны, оборудование, форма и рации возвращены, а команда уходит с площадки после подтверждения супервайзера. Если после события есть демонтаж, уточните, кто из исполнителей остаётся на этот этап.

После мероприятия передайте подрядчику свои замечания. Они войдут в итоговый отчёт и помогут точнее подготовить следующий проект. Акты и счета оформляются по договору.

Сверка расстановки со схемой

Перед открытием дверей возьмите схему постов и пройдите по площадке вместе с супервайзером. Сверьте, что на каждом посту стоит нужный человек, у него есть материалы и он знает, к кому обращаться. Если расстановка готовилась заранее, удобно опираться на документ, описанный в статье о штатном расписании мероприятия. Так проверка проходит быстро и не превращается в пересчёт людей по головам.

Связь в течение дня

Договоритесь, каким каналом пользуетесь: общий чат, рация или звонок супервайзеру. В шумном зале сообщение в мессенджере часто удобнее звонка, а на большой территории без раций трудно быстро передать задачу. Заранее решите, кто из вашей команды вправе менять задачи персоналу, чтобы исполнители не получали противоречивых указаний от разных людей. Все изменения проходят через одного старшего, а он доводит их до постов.

Заметки для итогового отчёта

Во время события полезно коротко записывать то, что хочется обсудить после: удачные решения, узкие места, просьбы гостей. Эти заметки пригодятся при сверке с итоговым отчётом подрядчика, где отражены смены, роли и важные эпизоды дня. Акты и счета формируются по фактически отработанному времени, поэтому вовремя зафиксированные изменения избавляют от лишних вопросов при закрытии документов.

Короткий чек-лист

1. Назначен ответственный и есть связь с супервайзером.
2. Команда собрана, отметка о выходе есть, пропуска получены.
3. Внешний вид соответствует дресс-коду.
4. Брифинг проведён, изменения переданы.
5. Все посты заняты, у людей есть материалы.
6. Задачи передаются через супервайзера.
7. График перерывов не совпадает с пиками.
8. Пересменка прошла без пустых постов.
9. Оборудование и материалы возвращены.
10. Замечания переданы для итогового отчёта.

Как это устроено в Horizon Personal

Мы работаем 24/7 и собираем команды от 3 до 120 человек в сутки, для более крупных проектов делаем отдельный расчёт. Проводим отбор из базы более 8000 исполнителей и инструктаж под ваши задачи, на площадке смены координирует супервайзер, при необходимости организуем замену. Работаем по договору аутсорсинга персонала с актами и счетами, после мероприятия готовим итоговый отчёт.

Читайте также

• Глоссарий event-персонала: термины из брифа и с площадки
• Сменность и питание персонала на длинном мероприятии
• Срочный подбор персонала на мероприятие: что подготовить, чтобы ускорить

Частые вопросы

← Все статьи