Как подготовить площадку к приезду персонала

Почему это важно

Подготовка площадки к приезду команды кажется мелочью на фоне сцены, декора и программы. Но именно в этот момент чаще всего возникают задержки: команда стоит у проходной без пропусков, переодевается в коридоре, ищет, куда оставить вещи. Если продумать несколько простых пунктов заранее, персонал выходит на позиции собранным, а у супервайзера остаётся время на полноценный инструктаж.

Пропуска и вход

Первое, с чем сталкивается команда, — вход на площадку. Уточните, через какой вход заходит персонал, нужны ли пропуска, какие данные требует площадка и когда их подавать. Хорошо, если на проходной уже лежит список и охрана знает, что команда приедет. Подробно эта тема разобрана в статье об аккредитации и пропусках персонала.

Точка сбора

Команде нужна понятная точка, где она собирается после входа: служебный холл, отдельная комната, зона за сценой. Точку сбора сообщают заранее вместе с адресом и схемой прохода. Здесь супервайзер встречает людей, сверяет состав и проводит брифинг. Если площадка большая, полезно отправить фото входа и маршрута до точки сбора.

Место для переодевания и вещей

Многие сотрудники приезжают в своей одежде и переодеваются в форму на месте. Для этого нужно отдельное помещение, где можно спокойно переодеться, а также место для хранения сумок и верхней одежды на время смены. Удобно, когда комната закрывается или находится под присмотром. Если отдельного помещения нет, стоит заранее подумать, как выделить хотя бы ширмой часть служебной зоны.

Питание и перерывы

На длинной смене команде нужны перерывы и питание. Как их организовать — где команда отдыхает, когда перерывы, предусмотрено ли питание, — обсуждаем при заявке. От этого зависит график смен и состав команды. Подробнее о том, как выстроить пересменки, — в материале о сменности и питании персонала.

Зона отдыха

Помимо места для вещей полезно выделить небольшую зону, где сотрудники могут присесть в перерыв, выпить воды и не попадаться на глаза гостям. Это может быть та же комната для переодевания или отдельный угол служебной зоны. Когда отдыхать негде, люди уходят в общие зоны, а это ломает впечатление от события.

Связь на смене

Заранее договоритесь, как команда держит связь: рации, рабочий чат, телефоны. Если используются рации, уточните, кто их привозит и сколько нужно. Важно, чтобы у супервайзера был прямой контакт ответственного со стороны заказчика и, если нужно, технического менеджера площадки.

Ответственный со стороны заказчика

Команде нужен один человек, к которому супервайзер обращается по любым вопросам: изменения в программе, доступ в зоны, нестандартные ситуации. Его имя и телефон стоит передать заранее. Если ответственных несколько, договоритесь, кто за какие вопросы. О том, как заказчику организовать день события, — в статье с чек-листом дня мероприятия.

Схема площадки

До события пришлите схему с отмеченными позициями: вход, регистрация, гардероб, залы, фуршет, служебные выходы. Супервайзер распределит людей по постам заранее, а на месте останется только пройти маршрут. Схему удобно распечатать и повесить в комнате команды.

Материалы и оборудование

Если команда работает с материалами — бейджами, раздаткой, планшетами, призами, — договоритесь, где они лежат, кто их выдаёт и куда возвращать после смены. Материалы стоит подготовить к приезду персонала, чтобы не тратить время на поиски коробок.

Форма

Если форма предоставляется заказчиком, она должна быть на площадке к приезду команды, разложенная по размерам. Если сотрудники приезжают в своей форме по дресс-коду, это тоже нужно знать заранее. Главное, чтобы форма не стала сюрпризом утром.

Правила площадки

У каждой площадки свои правила: где можно курить, какие зоны закрыты, можно ли пользоваться лифтом для гостей, где служебные туалеты. Передайте их заранее, и супервайзер включит их в инструктаж.

Транспорт и парковка

Если площадка за городом или в месте, куда сложно добраться, логистику команды обсуждаем при заявке. Если сотрудники приезжают на своих машинах, уточните, есть ли парковка для персонала.

Время приезда

Время приезда команды согласуйте с учётом всего, что нужно сделать до старта: пройти проходную, переодеться, получить материалы, пройти брифинг и встать на позиции. Если всё это сжать до последних минут, первые гости увидят суету. Удобно, когда площадка уже открыта для персонала к моменту приезда, а ответственный со стороны заказчика на месте.

Если команд несколько

На крупном событии на площадке работают сразу несколько подрядчиков: кейтеринг, техника, декор, персонал. Им всем нужны место для вещей, точка сбора и связь. Чтобы команды не мешали друг другу, стоит заранее распределить служебные помещения и обозначить их табличками. Тогда хостес не окажутся в одной комнате с монтажниками и коробками оборудования.

Погода и открытые площадки

На уличном событии команде особенно нужно укрытие: место, где можно переодеться, оставить вещи и переждать дождь. Если на площадке нет помещения, этот вопрос обсуждаем при заявке, чтобы найти решение до дня события.

После смены

Продумайте и окончание работы: куда команда сдаёт форму и материалы, где забирает вещи, через какой выход уходит. Если смена заканчивается поздно, логистику обсуждаем при заявке. Короткий разбор с супервайзером после смены помогает зафиксировать замечания для итогового отчёта.

Короткий чек-лист

• Вход для персонала и пропуска.
• Точка сбора и маршрут до неё.
• Место для переодевания и вещей.
• Зона отдыха.
• Связь и контакт ответственного.
• Схема площадки с позициями.
• Материалы и форма к приезду.
• Правила площадки.

Как работает Horizon Personal

Мы выводим на площадки хостес, официантов, промоутеров, аниматоров, техников, кейтеринг-персонал, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрана — только через лицензированный ЧОП. До события помогаем составить список того, что нужно подготовить на площадке, проводим отбор, инструктаж и супервайзинг на смене. Как составить заявку, разобрано в тексте о брифе на персонал, а задачи старшего на смене — на странице о супервайзерах.

Заявки принимаем 24/7. Работаем с проектами от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, база насчитывает более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Города: Москва, Казань, Екатеринбург, Санкт-Петербург, Нижний Новгород и другие регионы России. Работаем по договору аутсорсинга, с актами, счетами и итоговым отчётом, при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Как выбрать агентство персонала для мероприятия: чек-лист заказчика
• Как event-агентству работать с подрядчиком по персоналу
• Из чего складывается стоимость персонала на мероприятие

Частые вопросы

← Все статьи