Из чего складывается стоимость персонала на мероприятие

Почему нет одной цифры

Стоимость персонала складывается из нескольких параметров, каждый из которых меняется от события к событию. Число хостес на регистрации зависит от потока гостей, длительность смены — от программы, состав ролей — от формата. Если хотя бы один параметр неизвестен, расчёт получается приблизительным. Поэтому подрядчик сначала задаёт вопросы, а уже потом считает. Как в целом устроен путь от заявки до закрывающих документов, разобрано в нашем материале о порядке заказа персонала.

Роли

Разные роли требуют разного опыта и подготовки. Хостес на регистрации, промоутер с продуктом, официант на банкете, техник на монтаже, грузчик на разгрузке — у каждой роли свои требования к навыкам, внешнему виду и ответственности. Чем специализированнее задача, тем уже круг подходящих исполнителей. Смета считается по каждой роли отдельно, а затем складывается в общую.

Количество людей

Число исполнителей определяется не числом гостей напрямую, а количеством постов и пиковой нагрузкой. Регистрация на входе в момент прибытия гостей, гардероб на выходе, фуршет в перерыве — именно пики задают нужный состав. Как прикинуть количество, разобрано в материале о том, сколько хостес и промоутеров нужно. Иногда удобнее не добавлять людей, а перестроить расстановку или график, и это тоже меняет смету.

Длительность смен

Смета зависит от того, сколько часов работает каждый исполнитель. Сюда входит не только время программы, но и заезд, инструктаж до прихода гостей, работа после окончания: гардероб, сбор материалов, демонтаж. Если событие длится несколько дней или идёт с утра до ночи, планируют пересменку, и это тоже отражается в расчёте. Чем точнее тайминг, тем точнее смета.

Город и площадка

На расчёт влияет, где проходит событие. В городах, где команда собирается на месте, логистика проще. Если площадка за городом или в другом регионе, отдельно учитывают дорогу и, при необходимости, проживание команды; как это организовать, обсуждаем при заявке. Расположение площадки внутри города тоже имеет значение, особенно для поздних смен.

Время смены

Ночная работа, ранние заезды и смены в праздничные дни требуют отдельного планирования: как команда доберётся, где будет отдыхать, как организовать связь. Эти вопросы влияют на итоговый расчёт, поэтому о таком графике стоит сказать в первой же заявке.

Сроки подготовки

Чем раньше приходит заявка, тем больше времени на подбор, согласование кандидатов и подготовку. Срочный запрос тоже выполним, но круг доступных исполнителей сужается, а часть подготовки приходится делать в сжатом режиме. Как ускорить срочный подбор, рассказано в статье о срочном подборе персонала.

Требования к команде

Особые требования сужают выбор и влияют на смету:

• знание иностранных языков;
• опыт работы на похожих событиях или с определённым продуктом;
• требования к внешнему виду, росту, типажу;
• согласование кандидатов по анкетам до события;
• дополнительное обучение по продукту или механике.

Разделите требования на обязательные и желательные. Это помогает подобрать команду и не завышать смету там, где гибкость допустима.

Форма

Если форма предоставляется заказчиком, её нужно получить, распределить по размерам и вернуть после события. Если команда работает в собственной одежде по дресс-коду, это проще. Если форму нужно подобрать или изготовить, этот вопрос обсуждаем при заявке. Каждый вариант по-своему влияет на подготовку и расчёт.

Супервайзинг и координация

На небольшом событии старшим может быть опытный исполнитель, который работает на посту. На крупном нужен отдельный супервайзер, а иногда несколько, плюс менеджер проекта. Координация — это не дополнительная статья ради статьи: от неё зависит, как команда справится с изменениями по ходу дня. Состав координации подбирается под масштаб события.

Изменения после расчёта

Программа меняется, и смета меняется вместе с ней. Если добавились зоны, сдвинулся тайминг или выросло число гостей, сообщайте об этом сразу. Чем раньше подрядчик узнаёт об изменениях, тем меньше вероятность, что их придётся решать в последний момент. Итоговые документы — акты и счета — формируются по фактически оказанным услугам.

Как получить точный расчёт

Чем полнее бриф, тем точнее расчёт и тем меньше уточнений по ходу. Укажите формат, дату, площадку, программу, ожидаемое число гостей, нужные роли и особые требования. Шаблон и подсказки по каждому пункту есть в материале о брифе на персонал. Если часть данных пока неизвестна, отметьте это: подрядчик предложит варианты и пересчитает, когда появится ясность.

Дополнительные задачи

Иногда в ходе подготовки появляются задачи, которых не было в брифе: встреча гостей у парковки, помощь с раздаткой материалов, дополнительная смена на демонтаж. Каждая такая задача может менять состав команды и часы работы. Чем раньше она попадёт в заявку, тем точнее будет расчёт и тем проще подобрать людей.

Отчётность и документы

Мы работаем по договору аутсорсинга, выставляем акты и счета, а по итогам события готовим итоговый отчёт. Если вашей бухгалтерии или заказчику нужны особые формы документов или детализация по сменам, укажите это в запросе: такие требования мы учитываем при подготовке расчёта и закрывающих документов.

Один подрядчик на несколько ролей

Когда хостес, промоутеры, официанты и грузчики приходят от одного подрядчика, расчёт собирается в одной смете, а координацию ведёт общий супервайзер. Вам проще сверять документы и вносить изменения: достаточно одного контакта. При запросе перечислите все роли, даже если по части из них решение пока не принято, и отметьте, какие позиции под вопросом.

Частые ошибки

• Считают по числу гостей. Не учитывают посты и пики.
• Не включают заезд и работу после программы. Смета оказывается неполной.
• Все требования обязательные. Подбор сужается без необходимости.
• Изменения не сообщают сразу. Расчёт расходится с фактом.

Как работает Horizon Personal

Мы собираем команды из хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонала, аниматоров, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров и супервайзеров, а охрану подключаем через лицензированный ЧОП. Расчёт готовим под ваш бриф, а затем проводим отбор, инструктаж и супервайзинг.

Приём заявок открыт 24/7. Работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, в базе более 8000 исполнителей и 11+ ролей. География — Нижний Новгород, Москва, Казань, Екатеринбург, Санкт-Петербург и проекты по всей России. Работаем по договору аутсорсинга, после события передаём акты, счета и итоговый отчёт, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Аккредитация и пропуска персонала на площадку
• Как подготовить площадку к приезду персонала
• Отчёт по итогам работы персонала на мероприятии

Частые вопросы

← Все статьи