Отчёт по итогам работы персонала на мероприятии

Зачем нужен итоговый отчёт

Акт подтверждает, что услуги оказаны, а отчёт показывает, как именно. Он нужен в разных ситуациях: нужно показать результат руководству или конечному клиенту, требуется сверить фактическую работу с заявкой, вы планируете похожее событие и хотите учесть опыт. Если вы агентство, отчёт подрядчика может стать основой для вашего собственного отчёта клиенту.

Согласуйте содержание заранее

Самая частая проблема с отчётом — ожидания не совпали. Заказчик ждал фото с каждого поста, а подрядчик прислал таблицу смен. Чтобы этого не было, обсудите состав отчёта при заявке: какие разделы нужны, в каком виде, к какому времени после события. Никакой единой обязательной формы нет, и подрядчик подстраивает отчёт под вашу задачу. Общий порядок оформления работы описан в нашем материале о договоре и документах при аутсорсинге персонала.

Что можно включить в отчёт

Явка

Сколько человек вышло на каждую роль и смену по сравнению с заявкой. Это базовый раздел, с которого начинается сверка. Явку фиксирует супервайзер на площадке при заезде команды и уточняет её, если кто-то подключился позже.

Отработанные часы

Фактическое время работы по сменам: начало, окончание, перерывы. Если смены продлевались или сокращались по ходу события, это видно в отчёте. От этих данных зависят акт и счёт, поэтому их удобно согласовать с вашим ответственным в конце дня.

Посты и задачи

Кто где работал и чем занимался. Для крупных событий с десятками постов этот раздел помогает понять, хватило ли людей в каждой зоне и где нагрузка оказалась выше ожидаемой.

Замены

Если кто-то не вышел или был переставлен, в отчёте видно, кто занял пост выбывшего исполнителя, где и с какого момента. Как планировать такие ситуации заранее, мы описали в статье о резерве и замене персонала.

Замечания и решения

Что заметил супервайзер и что сообщил заказчик, а также как это решалось. Этот раздел особенно ценен для повторных проектов: по нему видно, что стоит изменить в брифе.

Показатели механики

Если у команды была измеримая задача — число зарегистрированных гостей, выданных подарков, собранных анкет, — эти цифры тоже можно включить. Какие показатели считать и как их фиксировать, договариваются до события.

Фото

Фото команды на постах — по договорённости. Одним заказчикам они нужны для отчёта перед клиентом, другим не нужны совсем, а на некоторых площадках съёмка запрещена. Если фото нужны, заранее согласуйте, что именно снимать, кто снимает и как это сочетается с правилами площадки.

Как отчёт связан с закрывающими документами

По итогам работы заказчик получает акт и счёт. Акт фиксирует объём оказанных услуг, счёт выставляется на основании договора и акта. Отчёт помогает сверить эти документы с фактической работой: если данные по явке и часам совпадают, вопросов при приёмке не возникает. Если были изменения против заявки, отчёт объясняет, откуда взялась разница.

Проще всего, если три документа — акт, счёт и отчёт — поступают вместе и не расходятся в цифрах. Если вашей бухгалтерии нужны дополнительные документы или особые формулировки, сообщите об этом при заявке.

Кто готовит отчёт

Данные собирает супервайзер на площадке: явку, время, замены, замечания. Менеджер проекта сводит их, проверяет и передаёт заказчику. Если событие проходило на нескольких площадках или в нескольких городах, отчёт объединяет данные от всех супервайзеров. Ваш ответственный на площадке тоже вносит вклад: замечания, которые он передавал по ходу дня, попадают в отчёт.

Сверка в конце дня

На длинных событиях полезно сверять данные не только в конце проекта, но и ежедневно. Супервайзер и ваш ответственный коротко проходят по явке и часам за день и фиксируют расхождения сразу. Тогда итоговый отчёт складывается из уже согласованных данных, и при приёмке не приходится восстанавливать события по памяти. Для этого подойдёт короткий список пунктов, похожий на тот, что мы приводим в статье о чек-листе заказчика.

Как использовать отчёт дальше

Отчёт полезен не только для закрытия проекта. По нему можно скорректировать бриф следующего события: где добавить людей, где упростить механику, какие посты оказались лишними. Если в отчёте отмечены исполнители, которые хорошо проявили себя, их можно закрепить за вашими следующими проектами. Подробнее о проверке работы команды — в материале о контроле качества персонала.

Если вы агентство

Агентствам часто нужно передать отчёт конечному клиенту. Заранее решите, в каком виде: отчёт подрядчика как есть, без упоминания подрядчика или в вашем формате. Это стоит согласовать до начала работы, чтобы отчёт сразу готовили под нужную структуру.

Как и когда передать отчёт

Обсудите, в каком виде вам удобно получить отчёт: документ, таблица, письмо с вложениями. Если отчёт нужен к определённой встрече или отчётному периоду, скажите об этом заранее, чтобы менеджер учёл это при планировании. Формат и время передачи фиксируют в переписке или заявке, чтобы к концу проекта у обеих сторон были одинаковые ожидания.

Отчёт по многодневному проекту

Для выставок, фестивалей и промоакций, которые идут несколько дней, удобнее получать промежуточные данные по каждому дню, а в конце — сводный отчёт. Так вы видите картину по ходу проекта и можете скорректировать состав команды, не дожидаясь завершения.

Частые ошибки

• Состав отчёта не обсуждён. Заказчик ждёт одно, получает другое.
• Часы не сверены на месте. Расхождения всплывают при приёмке.
• Фото не согласованы с площадкой. Снимать нельзя, а отчёт с фото обещан клиенту.
• Отчёт не используют. Ошибки повторяются на следующем событии.

Как работает Horizon Personal

Мы выводим на события хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, аниматоров, техников, грузчиков, хелперов, менеджеров и супервайзеров, а охрану подключаем через лицензированный ЧОП. Проводим отбор, инструктаж и супервайзинг, а данные для отчёта собираем по ходу события.

Заявки принимаем 24/7. Работаем с командами от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт до 600 человек в сутки, в базе — свыше 8000 исполнителей по 11+ ролям. Города — Екатеринбург, Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Казань, плюс выезды по России. Сотрудничаем по договору аутсорсинга: после события вы получаете акт, счёт и итоговый отчёт, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Из чего складывается стоимость персонала на мероприятие
• Аккредитация и пропуска персонала на площадку
• Как подготовить площадку к приезду персонала

Частые вопросы

← Все статьи