Персонал на мероприятие в лофте и креативном пространстве

Почему лофт требует отдельного подхода

В отеле или конгресс-центре маршрут гостя задают сами стены: фойе, коридор, зал. В лофте этого нет. Площадка часто представляет собой одно большое помещение, иногда с антресолью или несколькими смежными залами. Как гости будут двигаться, где остановятся и где возникнет толпа, зависит от расстановки мебели, декора и людей. Поэтому персонал здесь не только обслуживает, но и помогает удерживать структуру пространства.

Правила площадки

У креативных пространств свои требования, и они сильно различаются. Одни разрешают шумные вечеринки допоздна, другие расположены в жилых кварталах и ограничивают громкость. Где-то можно курить во дворе, где-то нет. Часто есть правила по грузовому лифту, парковке, использованию кухни и общих зон с соседними арендаторами. Эти пункты стоит запросить у администрации и передать команде до события. Работа по правилам площадки близка к тому, что мы описывали в статье о персонале для музеев и усадеб, хотя в лофте ограничения обычно мягче.

Путь до входа

Многие лофты находятся на территории бывших заводов и в арт-кластерах, где несколько зданий, дворов и подъездов. Гости, приехавшие впервые, легко путаются. Поэтому первый пост часто стоит не у дверей, а у ворот или на парковке: сотрудник с табличкой встречает и показывает направление. Если вход через грузовой лифт или лестницу, у них тоже нужен человек. Как расставить людей на маршруте, разобрано в материале о навигаторах и потоке гостей.

Регистрация

В лофте регистрацию обычно ставят прямо у входа, и важно, чтобы очередь не перекрывала дверь и лестницу. Если пространства мало, стойку выносят на площадку перед входом или в отдельный тамбур. Хостес сверяют список, выдают браслеты или бейджи и направляют гостей дальше. Подробности о работе стойки — в нашей статье о регистрации гостей.

Гардероб

Своего гардероба в лофте часто нет, или он рассчитан на небольшое число людей. Под событие ставят мобильные вешала, выделяют угол или отдельную комнату. Важно, чтобы зона гардероба не стояла на пути потока и не превращалась в склад сумок. Сотрудник выдаёт номерки и следит за порядком, а к концу вечера команду гардероба усиливают, потому что все уходят почти одновременно. О тонкостях работы этой зоны мы писали в материале о гардеробе на мероприятии.

Зонирование открытого пространства

В открытой планировке зоны создают мебелью, светом и декором: сцена, фуршет, лаунж, фотозона, продуктовая зона. Персонал закрепляют за зонами, а не за ролями. У каждой зоны есть человек, который знает, что здесь происходит, и может ответить гостю. Когда программа переходит от одной части к другой, например от выступления к фуршету, команда мягко направляет гостей, чтобы поток не застревал у сцены.

Перестановки по ходу вечера

Одно из преимуществ лофта — возможность за короткое время превратить зал для презентации в пространство для вечеринки. Для этого нужны хелперы и грузчики, которые убирают стулья, переставляют столы, освобождают танцпол. Перестановку планируют заранее: что двигаем, куда складываем, сколько людей нужно. Делают её во время перерыва или, если гости остаются в зале, аккуратно и без шума.

Фуршет и сервис

В лофтах редко бывает отдельный банкетный зал, поэтому фуршет идёт там же, где программа. Официанты работают среди гостей, обходят зоны с подносами и собирают пустую посуду. Кейтеринг-персонал следит за станциями, чтобы они не пустели в пиковые моменты. Если у площадки небольшая кухня или нет её совсем, заранее договоритесь, где будет зона подготовки и куда выносить использованную посуду.

Звук и шум

Голые стены и бетонный пол дают сильное эхо, и в разгар вечера разговаривать бывает трудно. Это влияет на работу команды: на брифинге договариваются о жестах и коротких сигналах, а супервайзер держит связь с командой через рации или мессенджер. Техники, если они есть в составе проекта, помогают со звуком по согласованию с площадкой.

Антресоль и несколько уровней

Если в лофте есть второй уровень, на лестнице нужен сотрудник, который следит, чтобы гости не толпились и не ставили бокалы на ступени. Если антресоль закрыта для гостей, на входе к ней стоит человек, который мягко объясняет это.

Двор и курилка

Гости часто выходят во двор подышать воздухом или покурить, если площадка это разрешает. Нужен человек, который следит, чтобы во дворе не было шума, если рядом жилые дома, и чтобы гости возвращались внутрь, а не выходили через ворота с бокалами.

Монтаж и демонтаж

У лофтов часто есть только грузовой лифт или узкая лестница, по которым поднимают оборудование, мебель и декор. Грузчики работают по графику площадки, а после события помогают быстро всё вынести, чтобы освободить пространство к следующему арендатору.

Брифинг перед открытием

В лофте у каждой площадки своя логика: где служебный вход, куда выносить пустую посуду, где тихая комната для команды, какие двери нельзя открывать. Перед стартом супервайзер проводит инструктаж прямо в зале и проходит с командой маршрут гостя от ворот до сцены. Так хостес и официанты одинаково отвечают на вопросы и знают, к кому обращаться, если что-то пошло не по плану. Если у площадки есть свой администратор, его контакты получает вся смена.

Частые ошибки

• Нет людей на пути от ворот. Гости ищут вход на территории кластера.
• Гардероб на пути потока. Вход перекрыт вешалами и очередью.
• Перестановка не спланирована. Вечеринка начинается с задержкой.
• Правила площадки не переданы. Соседи жалуются на шум.

Как работает Horizon Personal

На события в лофтах и креативных пространствах мы выводим хостес, официантов, кейтеринг-персонал, промоутеров, аниматоров, техников, хелперов, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрана — только через лицензированный ЧОП. Отбор ведём под формат вечера, инструктаж — по плану зон и правилам площадки, супервайзинг — от первых гостей до демонтажа.

Принимаем заявки 24/7. Типичный масштаб — от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт с командами до 600 человек в сутки; база включает более 8000 исполнителей по 11+ ролям. Работаем в Москве, Екатеринбурге, Нижнем Новгороде, Казани и Санкт-Петербурге и выезжаем по России. Сотрудничество — по договору аутсорсинга, с актами, счетами и итоговым отчётом, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал для банковского и финансового мероприятия
• Персонал для открытия отеля и гостиницы
• Персонал на мероприятие на теплоходе

Частые вопросы

← Все статьи