Персонал на блогер-событие и инфлюенс-вечеринку

Чем блогер-вечер отличается от обычной презентации

На классической презентации гости слушают, смотрят и общаются. На инфлюенс-вечеринке почти каждый гость одновременно снимает: сторис у входа, видео у продукта, фото в каждой зоне. Это меняет ритм вечера: людям нужно время у каждой точки, хороший свет и отсутствие лишних людей в кадре. Общие задачи команды на запуске продукта мы разбирали в статье о персонале для презентации продукта, а здесь сосредоточимся на том, что добавляет аудитория авторов контента.

Регистрация по спискам

Список гостей на такое событие обычно составляет бренд или его агентство, и он часто меняется до последнего дня: кто-то подтверждает участие поздно, кто-то приходит с оператором или помощником. Поэтому важно заранее договориться, как поступать с гостями, которых нет в списке, и кто со стороны заказчика принимает решение. Хостес сверяют имена и никнеймы, отмечают явку и передают организатору актуальные данные в течение вечера. Подробности о работе стойки — в нашем материале о регистрации гостей.

Как встречать гостей-блогеров

Многие авторы начинают снимать ещё на подходе, поэтому первая встреча — тоже часть контента. Хостес на входе приветствуют гостя по имени, коротко рассказывают, что ждёт на вечере, и предлагают маршрут по зонам. Важно не перегружать информацией и не торопить: если человек записывает сторис у входной группы, сотрудник ждёт и не попадает в кадр.

Отдельная тема — помощники и операторы, которые приходят вместе с блогером. Заранее решите, проходят ли они по общему списку и могут ли перемещаться по всем зонам, и передайте это команде.

Порядок у фотозон

На блогер-вечере у фотозон собирается очередь, особенно в первый час. Один из сотрудников у каждой зоны помогает гостям: подсказывает удачный ракурс, следит, чтобы никто не стоял слишком долго, предлагает подержать сумку или бокал. Снимать гостей он не обязан, если это не согласовано отдельно; съёмку события обычно ведёт отдельная команда, это обсуждаем при заявке. Задача команды — организация потока, а не создание контента.

Работа с продуктом

Если вечер строится вокруг новинки, у продуктовой зоны работают промоутеры или стендисты. Они рассказывают о продукте по согласованной легенде, показывают, как им пользоваться, и предлагают попробовать. Важно, чтобы текст был живым и коротким: блогеры часто записывают рассказ сотрудника на видео, поэтому каждое слово должно быть согласовано с брендом. Если гость задаёт вопрос вне легенды, сотрудник передаёт его представителю компании.

Подарки

Подарочные наборы — частая часть таких вечеров. Их выдают на выходе или в отдельной зоне, иногда персонально под каждого гостя. Хелперы заранее комплектуют наборы по списку, хостес выдают их с отметкой и следят, чтобы никто не ушёл без своего пакета. О подготовке наборов мы подробно писали в материале про сборку подарков и welcome-пакетов.

Атмосфера и сервис

Гости-блогеры замечают детали: как подают напитки, чисто ли на столах, не мешают ли сотрудники в кадре. Официанты работают тихо и аккуратно, предлагают напитки, но не стоят рядом во время съёмки. Кейтеринг-персонал следит за подачей, чтобы фуршет оставался фотогеничным весь вечер, а пустая посуда быстро исчезала со столов.

Внешний вид команды

На инфлюенс-вечере персонал попадает почти в каждый кадр, поэтому форма становится частью визуального образа события. Её обсуждают вместе с брендом: единый цвет, фирменные элементы, стиль, который подходит к оформлению. Если форму предоставляет заказчик, её размеры и выдачу стоит согласовать заранее. Похожие требования к образу команды мы описывали в статье о персонале для модного показа и beauty-события.

Конфиденциальность и правила съёмки

Иногда бренд просит не публиковать часть информации до определённой даты или не снимать отдельные зоны. Персонал знает эти правила и мягко напоминает о них гостям. Если на вечере присутствуют известные гости, которые не хотят попадать в кадр, команда тоже должна знать об этом заранее. Сами сотрудники контент с вечера не публикуют.

Роль супервайзера

Супервайзер распределяет команду по зонам, следит за очередями у фотозон и перерывами, держит связь с представителем бренда. Если какая-то зона перегружена, он перебрасывает туда людей с менее загруженных постов. В конце вечера он собирает данные о явке и выданных подарках для итогового отчёта.

Тайминг вечера

Блогеры редко приходят ровно к началу: поток растягивается, а самые активные съёмки идут в середине вечера. Пиковые моменты — выступление представителя бренда, показ продукта, раздача подарков. На них команде нужно больше людей у ключевых зон, а в спокойные периоды часть сотрудников уходит на перерыв. Супервайзер планирует расстановку по таймингу, который передаёт организатор.

Если площадка небольшая

Шоурумы, рестораны и галереи часто тесные, и лишний человек на площадке заметен. В таком случае состав команды делают компактным, а роли совмещают: хостес на входе потом переходит к подаркам, промоутер у продукта помогает у ближайшей фотозоны. Это обсуждаем при заявке, исходя из плана площадки и программы.

Что указать в заявке

• Формат вечера, площадку и тайминг.
• Ожидаемое число гостей и порядок работы со списком.
• Зоны: вход, фотозоны, продукт, фуршет, подарки.
• Легенду по продукту и правила съёмки.
• Пожелания к форме команды.

Частые ошибки

• Список приходит в последний момент. Хостес не знают, кого ждать.
• Нет людей у фотозон. Возникают очереди и споры.
• Легенда не согласована. Сотрудники рассказывают о продукте по-разному на камеру.
• Персонал мешает в кадре. Команда не знает, где стоять во время съёмки.

Как работает Horizon Personal

Для блогер-событий мы собираем хостес, промоутеров, официантов, кейтеринг-персонал, хелперов, аниматоров, техников, грузчиков, менеджеров и супервайзеров; охрану подключаем только через лицензированный ЧОП. Отбор проводим с учётом внешнего вида и опыта работы с гостями, инструктаж — по легенде продукта и правилам съёмки, супервайзинг — весь вечер.

Заявки принимаем 24/7. Масштаб — от 3 до 120 человек в сутки, есть опыт работы с командами до 600 человек в сутки; в базе более 8000 исполнителей, ролей 11+. Работаем в Казани, Москве, Екатеринбурге, Санкт-Петербурге и Нижнем Новгороде, выезжаем по России. Сотрудничаем по договору аутсорсинга, по итогам — акты, счета и итоговый отчёт, а при необходимости организуем замену.

Читайте также

• Персонал на мероприятие на теплоходе
• Персонал на мероприятие в лофте и креативном пространстве
• Персонал на выездную конференцию в загородном отеле

Частые вопросы

← Все статьи